Ratgeber
Handwerk-Blog: Wissen, das im Alltag hilft.
Der CraftOS-Ratgeber erklärt Rechnungen, Kalkulation, Belege, Projekte und Teamarbeit im Handwerk mit Beispielen und Quellen. Jeder Artikel beantwortet seine Frage zuerst und zeigt dann das Vorgehen.
30 Artikel, zuletzt aktualisiert am 23.10.2026
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Team & Baustelle
Arbeitszeitnachweis im Handwerk: Vorlage, Pflichten und App
Welche Angaben ein Arbeitszeitnachweis braucht, welche Aufzeichnungspflichten gelten und wie eine App den Nachweis mit Projektbezug erstellt, mit Vorlage.
Projekte & Material
Bauablaufplan und Bauzeitenplan: Abschnitte, Abhängigkeiten und Termine
Wie Sie einen Bauablaufplan erstellen, Bauphasen, Abhängigkeiten und Puffer festlegen und den Bauzeitenplan im Handwerksbetrieb aktuell halten.
Angebote & Kalkulation
GAEB-Formate erklärt: Versionen, Endungen und Austauschphasen
Was X81, X83, X84 und X86 bedeuten, welche GAEB-Versionen es gibt, welche Phase der Ausschreibung eine Datei abbildet und wie Sie GAEB-Dateien öffnen.
Projekte & Material
Mängelanzeige im Handwerk: Inhalt, Fristen und richtige Reaktion
Was eine Mängelanzeige enthalten muss, welche Fristen nach BGB und VOB/B gelten und wie Handwerksbetriebe Mängel nachvollziehbar bearbeiten.
Projekte & Material
Materialliste für Baustelle und Auftrag: Vorlage und Ablauf
Welche Angaben in eine Materialliste gehören, wie Sie Mengen aus dem Angebot ableiten und Entnahmen später dem Projekt zuordnen, mit Vorlage als Tabelle.
Rechnungen
Reverse Charge bei Bauleistungen: Voraussetzungen und Rechnungsangaben
Wann bei Bauleistungen nach § 13b UStG der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, welche Angaben auf die Rechnung gehören und was Sie vor dem Ausstellen prüfen.
Rechnungen
Abschlags- und Schlussrechnung: Leistungen und Zahlungen sauber auseinanderhalten
Ein verständliches Beispiel zeigt, wie Abschläge, Gesamtleistung und vereinnahmte Zahlungen bei einer Schlussrechnung zusammenhängen.
Angebote & Kalkulation
Aufmaß ins Angebot übernehmen: Mengen, Einheiten und Abzüge richtig prüfen
So wird aus Raummaßen eine nachvollziehbare Angebotsmenge, ohne Bodenfläche, Wandfläche und technische Abzüge zu vermischen.
Projekte & Material
Baustellen und Einsätze planen: Kapazität, Abwesenheiten und Übergaben verbinden
So erstellen Sie eine belastbare Einsatzplanung mit realistischen Zeitfenstern, passenden Mitarbeitern und klaren Arbeitsanweisungen.
Belege & Überblick
DATEV-Export vorbereiten: Belege prüfen, Zeitraum abstimmen und Übergabe kontrollieren
So bereiten Sie einen nachvollziehbaren DATEV-Export mit richtigen Zuordnungen, vollständigen Belegen und dokumentierten Rückfragen vor.
Team & Baustelle
Digitale Bautagesberichte: Leistungen und Abweichungen so dokumentieren, dass sie helfen
Ein praktischer Aufbau für Tagesberichte mit verständlichen Tätigkeiten, Mengen, Fotos und klaren nächsten Schritten.
Projekte & Material
Digitale Projektakte: Angebote, Dateien, Zeiten und Entscheidungen zusammenführen
So strukturieren Sie einen Projektordner, in dem Büro und Baustelle den aktuellen Stand zuverlässig finden.
Belege & Überblick
Eingangsrechnungen digital organisieren: vom Eingang bis zur geprüften Übergabe
So ordnen Sie Lieferantenrechnungen, Originalbelege, Projekte und Zahlungsstände in einem verlässlichen Ablauf.
Angebote & Kalkulation
Handwerkerangebot erstellen: Leistungen, Annahmen und Preis verständlich machen
So schreiben Sie ein prüfbares Angebot mit klaren Positionen, nachvollziehbaren Mengen und einer belastbaren Kalkulation.
Rechnungen
Handwerkerrechnung schreiben: vom Leistungsnachweis zum prüfbaren Dokument
So strukturieren Sie eine Handwerkerrechnung, prüfen Mengen und Pflichtangaben und vermeiden doppelte oder unklare Abrechnungen.
Software auswählen
Handwerkersoftware auswählen: mit einem echten Auftrag statt einer Funktionsliste
Prüfen Sie Handwerkersoftware anhand eines Musterauftrags, konkreter Rollen und nachvollziehbarer Übergaben zwischen Büro und Baustelle.
Software auswählen
Handwerkersoftware für Einzelunternehmen: wenig Verwaltung, vollständige Aufträge
Welche Abläufe ein allein geführter Handwerksbetrieb zuerst digitalisieren sollte und wie er Aufwand und Nutzen sinnvoll prüft.
Software auswählen
Handwerkersoftware wechseln: Daten, offene Aufträge und Zuständigkeiten vorbereiten
Ein praktischer Umstiegsablauf mit Pilotauftrag, Datenprüfung und klarer Trennung zwischen historischem Archiv und neuen Vorgängen.
Belege & Überblick
KI-Belegscan prüfen: welche Angaben Sie vor dem Speichern vergleichen sollten
Eine konkrete Prüfroutine für KI-erkannte Rechnungsdaten, Steuersätze, Dubletten und Projektzuordnung.
Projekte & Material
Materialverbrauch einer Baustelle zuordnen: Einkauf, Entnahme und Rückgabe unterscheiden
So bleiben Lagerbestand und Projektkosten nachvollziehbar, wenn Material eingekauft, verbraucht oder zurückgebracht wird.
Projekte & Material
Nachkalkulation im Handwerk: Abweichungen erkennen und nächste Angebote verbessern
Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Stunden sowie Materialkosten und ziehen Sie konkrete Schlüsse für künftige Aufträge.
Belege & Überblick
Offene Posten und Liquidität: Rechnungen nicht mit verfügbarem Geld verwechseln
So unterscheiden Sie Umsatz, offene Forderungen und verfügbare Mittel und erstellen einen vorsichtigen Zahlungsüberblick.
Team & Baustelle
Offline auf der Baustelle arbeiten: vorbereiten, lokal erfassen und Synchronisierung prüfen
Wie Sie eine Baustellen-App ohne Verbindung nutzen und ausstehende Änderungen nach dem Einsatz zuverlässig kontrollieren.
Team & Baustelle
Projektbezogene Zeiterfassung: aus Stunden brauchbare Auftragsdaten machen
So erfassen Sie Arbeitszeit mit GPS und passendem Projekt und nutzen die Angaben für Abrechnung und Nachkalkulation.
Angebote & Kalkulation
Stundenverrechnungssatz berechnen: von Jahreskosten zum tragfähigen Preis
Berechnen Sie internen Kostensatz und Verkaufssatz anhand realistischer Jahreskosten, verrechenbarer Stunden und einer klar definierten Zielmarge.
Angebote & Kalkulation
Tiefenkalkulation im Handwerk: Material, Lohn und Marge richtig verbinden
Ein durchgerechnetes Beispiel zeigt den Aufbau einer tief kalkulierten Position und den Unterschied zwischen Kostenaufschlag und Marge.
Team & Baustelle
Urlaub und Abwesenheiten in der Einsatzplanung berücksichtigen
So verbinden Sie Urlaubsanträge, bestätigte Abwesenheiten und Baustellenplanung, ohne Zusagen und verfügbare Kapazität zu verwechseln.
Software auswählen
Web-App und Baustellen-App: Aufgaben zwischen Büro und Team sinnvoll verteilen
So verbinden Sie Planung, mobile Rückmeldungen und kaufmännische Prüfung mit passenden Rollen und klaren Übergaben.
Rechnungen
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: welches Rechnungsformat passt?
So unterscheiden Sie lesbare PDF-Rechnungen von strukturierten E-Rechnungen und bereiten den Austausch mit Kunden vor.
Rechnungen
Zahlungserinnerung und Mahnung: offene Rechnungen geordnet nachfassen
Mit Fälligkeitsprüfung, Zahlungsabgleich und einem sachlichen Muster vermeiden Sie falsche Mahnungen und behalten offene Beträge im Blick.
Machen Sie Platz für Ihr Handwerk.
Ohne Zahlungsdaten – Sie entscheiden nach dem Test.