Belege & Überblick
Offene Posten und Liquidität: Rechnungen nicht mit verfügbarem Geld verwechseln
Offene Posten zeigen erwartete Zahlungen, verfügbares Geld ergibt sich erst aus Kontostand und anstehenden Ausgaben. Planen Sie Liquidität mit Fälligkeiten und Restbeträgen und gleichen Sie Zahlungseingänge regelmäßig mit Ihren Bankumsätzen ab.
- Web-App
Inhalt dieses Artikels
- Welche drei Größen sollten Sie unterscheiden?
- Wie bauen Sie einen einfachen Vierwochenüberblick?
- Wie bewerten Sie offene Rechnungen?
- Welche Ausgaben werden häufig übersehen?
- Wie gleichen Sie Zahlungseingänge mit der Bank ab?
- Welche wöchentliche Routine ist sinnvoll?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufmerksamkeit?
- So unterstützt CraftOS
Welche drei Größen sollten Sie unterscheiden?
Unterscheiden Sie Umsatz, offene Forderungen und verfügbare Mittel. Umsatz beschreibt abgerechnete Leistungen, offene Forderungen zeigen noch nicht ausgeglichene Rechnungsbeträge, und verfügbare Mittel ergeben sich aus dem tatsächlichen Geldbestand und den anstehenden Bewegungen.
Führen Sie diese Größen getrennt. Ein Diagramm mit hohen Rechnungsbeträgen kann erfreulich aussehen, während große Materialzahlungen bereits diese Woche fällig werden.
Wie bauen Sie einen einfachen Vierwochenüberblick?
Für einen Vierwochenüberblick erfassen Sie den verfügbaren Anfangsbestand, realistisch erwartete Eingänge und bekannte Auszahlungen. Sichere Zahlungen trennen Sie dabei von unsicheren Zusagen.
| Position im Musterbetrieb | Betrag |
|---|---|
| Verfügbarer Anfangsbestand | 12.000 € |
| Erwartete Kundenzahlungen | +8.000 € |
| Geplante Lieferantenzahlungen | −7.000 € |
| Personal und laufende Ausgaben | −9.000 € |
| Rechnerischer Endbestand | 4.000 € |
Die Rechnung ist eine Planung. Gehen von den 8.000 € erwarteten Zahlungen 5.000 € verspätet ein, fällt der Endbestand auf −1.000 €. Dieser Unterschied zeigt, warum Sie Fälligkeit und tatsächliche Zahlung getrennt beobachten.
Wie bewerten Sie offene Rechnungen?
Bewerten Sie offene Rechnungen nach Betrag, Fälligkeit, bisherigem Zahlungsverlauf und bekannten Rückfragen. Eine unbestrittene Rechnung mit bestätigtem Zahlungslauf ist anders einzuschätzen als ein strittiger Nachtrag; Zusagen halten Sie als Notiz fest.
Bei Teilzahlungen zählt der verbleibende Saldo. Eine Rechnung über 4.760 € mit 2.000 € eingegangener Zahlung lässt noch 2.760 € offen. Planen Sie nur diesen Rest als erwarteten Eingang.
Welche Ausgaben werden häufig übersehen?
Häufig übersehen werden unregelmäßige Zahlungen wie Versicherungen, größere Materialbestellungen oder Ersatzbeschaffungen. Erfassen Sie deshalb neben den monatlichen Kosten auch diese Einzelbeträge mit ihrem Termin.
Trennen Sie außerdem betriebliche Kostenrechnung und Zahlungsplanung. Eine kalkulatorische Größe ist nicht zwangsläufig eine Auszahlung in derselben Woche. Umgekehrt kann eine große Zahlung bereits fällig werden, bevor das zugehörige Projekt abgerechnet ist.
Für die Planung genügt zunächst eine klare Liste mit Betrag, Termin und Sicherheit der Information. Aktualisieren Sie sie regelmäßig.
Wie gleichen Sie Zahlungseingänge mit der Bank ab?
Zahlungseingänge gleichen Sie in der Web-App unter „Buchhaltung → Bankumsätze“ ab: Sie importieren eine Bankdatei als CSV, camt.053 oder PDF-Kontoauszug und ordnen jeden Umsatz dem passenden Beleg zu. Mit der bestätigten Zuordnung entsteht die Zahlung am Beleg.
- Öffnen Sie in der Web-App „Buchhaltung → Bankumsätze“.
- Klicken Sie auf „Bankdatei importieren“ und wählen Sie die Datei Ihrer Bank.
- Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf „Umsätze importieren“.
- Klicken Sie bei einem Umsatz auf „Zuordnen“ und wählen Sie Beleg oder erfasste Zahlung.
- Bestätigen Sie mit „Zuordnung bestätigen“.
CSV- und camt.053-Dateien liest CraftOS ohne KI-Credits ein. Einen PDF-Kontoauszug lesen Sie auf Anforderung mit „PDF mit KI auslesen“, und bei der Zuordnung holen Sie mit „KI-Vorschläge laden“ Vorschläge, die Sie selbst bestätigen; beides nutzt KI-Credits.
Die Anleitung Bankumsätze abgleichen zeigt den Ablauf im Detail. Zahlungen ohne Bankdatei erfassen Sie mit der Hilfe zur Zahlungserfassung von Hand.
Welche wöchentliche Routine ist sinnvoll?
Beginnen Sie die Woche mit dem tatsächlichen Geldbestand. Gleichen Sie danach Zahlungseingänge ab, prüfen Sie überfällige Rechnungen und die nächsten Ausgaben, und rechnen Sie einen vorsichtigen Fall, in dem wichtige Kundenzahlungen später eintreffen.
Wird eine Lücke sichtbar, klären Sie Ursachen und Handlungsmöglichkeiten frühzeitig. Prüfen Sie beispielsweise den vereinbarten Abschlagsplan oder fehlende Unterlagen beim Kunden. Die sachliche Zahlungserinnerung ist ein Teil des Ablaufs, die Planung bleibt die Grundlage.
Ziel ist ein verständlicher Überblick darüber, welche Zahlungen den Betrieb in den nächsten Wochen tragen und wo Unsicherheit besteht.
Wie priorisieren Sie Ihre Aufmerksamkeit?
Beginnen Sie mit den Zahlungen, die den nächsten verfügbaren Bestand am stärksten beeinflussen. Eine kleine, lange offene Rechnung kann organisatorisch wichtig sein; eine große, für morgen erwartete Zahlung ist für die kurzfristige Planung oft entscheidender.
Halten Sie zu wesentlichen Eingängen den letzten bestätigten Stand fest und unterscheiden Sie eine konkrete Zahlungszusage von einer bloßen Erwartung des Büros. Bei Ausgaben prüfen Sie die vertraglichen Termine und den tatsächlichen Bedarf.
Ergebnis ist eine Arbeitsliste mit Verantwortlichen und nächsten Prüfterminen, die Sie jede Woche fortschreiben.
So unterstützt CraftOS
Der Bankabgleich verbindet importierte Bankumsätze mit Ihren Belegen, sodass offene Beträge den tatsächlichen Zahlungsstand zeigen. Die Rechnungsverwaltung macht jeden Vorgang mit Zahlungen und Korrekturen nachvollziehbar.
Für überfällige Rechnungen legen Sie im Mahnwesen unter „Einstellungen → Mahnwesen“ Fristen und Mahnstufen fest. Das Dashboard bietet den Einstieg in die betrieblichen Kennzahlen.