Eine Zahlung zu einer Rechnung erfassen

Erfassen Sie nur tatsächlich erhaltene Zahlungen; eine angekündigte Überweisung verändert den Zahlungssaldo noch nicht.

Sie benötigen Zugriff auf die Rechnung und den Zahlungsbereich in der Web-App. Halten Sie Betrag, Buchungsdatum und Verwendungszweck bereit.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die betreffende Rechnung.
2. Wechseln Sie zum Abschnitt „Zahlungen“.
3. Wählen Sie „Zahlung erfassen“.
4. Tragen Sie unter „Betrag (€)“ den tatsächlich eingegangenen positiven Betrag ein.
5. Wählen Sie das „Zahlungsdatum“.
6. Ergänzen Sie bei Bedarf „Zahlungsart / Bank“, „Referenz / Verwendungszweck“ und eine Notiz.
7. Verwenden Sie Optionen wie „Skonto gezogen“ oder „Einbehalt gezogen“ nur, wenn sie dem tatsächlichen Vorgang entsprechen.
8. Wählen Sie „Zahlung speichern“ und prüfen Sie den aktualisierten Saldo.

Zahlungen werden am Dokument erfasst. Die Funktion löst keine Überweisung aus und ersetzt keinen Abgleich mit dem tatsächlichen Zahlungseingang.

Beispiel und Ergebnis

Bei einer Rechnung über 4.760 € und einer Teilzahlung von 2.000 € bleiben 2.760 € offen. Speichern Sie den Teilbetrag und nicht den ursprünglichen Gesamtbetrag.

Kontrollieren Sie nach dem Speichern die Zahlungsliste und den offenen Rechnungsbetrag. Bei Abschlagsrechnungen ist dieser Zahlungsstand auch für die spätere Schlussrechnung relevant.

Häufige Probleme

Ein Betrag von null oder ein negativer Wert wird nicht als normaler Zahlungseingang akzeptiert. Eine Rückzahlung oder Rechnungskorrektur ist gesondert zu behandeln.

Prüfen Sie bei einem unerwarteten Saldo, ob dieselbe Zahlung bereits erfasst wurde. Entfernen Sie einen falschen Eintrag nur über den vorgesehenen Ablauf und kontrollieren Sie anschließend die gesamte Zahlungsliste.

Die Rechnungsfunktion hält den Zusammenhang sichtbar; Offene Posten und Liquidität erklärt die betriebliche Nutzung.