Eine Rechnung prüfen und endgültig fertigstellen

„Fertigstellen“ vergibt die endgültige Rechnungsnummer, hält den Dokumentstand fest und sperrt die normale Bearbeitung; prüfen Sie den Entwurf deshalb vorher vollständig.

Sie benötigen einen bearbeitbaren Rechnungsentwurf und die passende Rechnungsberechtigung in der Web-App.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Rechnung unter „Dokumente“ oder „Rechnungen“.
2. Prüfen Sie Rechnungsempfänger, Projekt, Leistungszeitpunkt und Positionen.
3. Vergleichen Sie Mengen, Netto-, Steuer- und Bruttosummen mit dem tatsächlichen Auftrag.
4. Öffnen Sie die Dokumentvorschau und kontrollieren Sie die sichtbaren Angaben.
5. Wählen Sie „Fertigstellen“.
6. Bearbeiten Sie angezeigte fehlende Pflichtangaben und prüfen Sie weitere Hinweise.
7. Bestätigen Sie den vorgesehenen Abschluss und warten Sie auf die Erfolgsmeldung.
8. Kontrollieren Sie die vergebene Nummer und den gesperrten Dokumentstand.

Bei Abschlags- oder Schlussrechnungen gehören bisherige Rechnungen, Zahlungen und Projektstatus zur Prüfung. Ein unvollständiger Zusammenhang sollte vor dem Abschluss geklärt werden.

Ergebnis und GoBD-Einordnung

Die Rechnung ist kein frei bearbeitbarer Entwurf mehr. CraftOS verbindet die Nummernvergabe mit der Fertigstellung, legt den Dokumentstand als Version ab und schützt relevante Rechnungsdaten vor normalem Überschreiben.

Diese Funktionen unterstützen die Nachvollziehbarkeit des Ablaufs. Die GoBD betreffen daneben Ihre betrieblichen Verfahren und Kontrollen; die Funktion ist keine pauschale Zertifizierung Ihres Betriebs.

Häufige Probleme

Fehlen Pflichtangaben, korrigieren Sie die genannten Daten und starten Sie die Prüfung erneut. Bei einem Fehler nach dem Abschluss laden Sie zunächst den bestehenden Vorgang neu, statt sofort eine zweite Rechnung anzulegen.

Eine bereits fertige falsche Rechnung wird über Storno oder Korrektur behandelt. Bearbeiten Sie nicht die heruntergeladene Datei unabhängig vom gespeicherten Beleg.

Weitere Informationen finden Sie unter GoBD in CraftOS und beim E-Rechnungsdownload.