Mahnstufen festlegen und das Mahnwesen einrichten

CraftOS kennt drei Mahnstufen: „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“ und „2. Mahnung“. Für jede Stufe legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Überfälligkeit sie fällig wird und welche Gebühr anfällt.

Voraussetzungen

• Sie arbeiten in der Web-App.
• Fristen, Vorlagen und den Schalter „Automatische Mahnungen“ ändert der Inhaber des Betriebs; andere Nutzer mit Zugriff sehen die Einstellungen.
• Die Rechnungen sind fertiggestellt und haben ein Zahlungsziel.

Schritt für Schritt in der Web-App

Mahnstufen festlegen

1. Öffnen Sie „Einstellungen“ und wählen Sie „Mahnwesen“.
2. Tragen Sie unter „Mahn-Fristen“ je Stufe die „Tage überfällig“ ein.
3. Tragen Sie je Stufe die „Mahngebühr“ ein.
4. Schalten Sie mit „Stufe aktiv“ jede Stufe ein, die gemahnt werden soll.
5. Tragen Sie den „Verzugszinssatz (jährlich)“ ein oder nutzen Sie „Rechtliche Vorschläge übernehmen“.
6. Klicken Sie „Einstellungen speichern“.

Vorlagen anpassen und Mahnungen einschalten

1. Passen Sie unter „Mahn-Vorlagen“ Betreff und Text je Stufe an.
2. Fügen Sie Platzhalter wie den offenen Betrag per Klick ein.
3. Klicken Sie „Vorlage speichern“.
4. Schalten Sie „Automatische Mahnungen“ ein.
5. Prüfen Sie im Dialog „Automatische Mahnungen einschalten?“, welche Rechnungen als Nächstes gemahnt würden.
6. Klicken Sie „Einschalten“.

Ergebnis prüfen

Die Seite „Mahnwesen“ meldet, dass automatische Mahnungen eingeschaltet sind. Ab dann mahnt CraftOS überfällige Rechnungen täglich nach Ihren Fristen per E-Mail, immer eine Stufe nach der anderen. Automatische Mahnungen gelten für normale Rechnungen.

An der einzelnen Rechnung zeigt der „Mahnverlauf“ jede Stufe mit „Geplant für“ oder „Gesendet am“. Über „Mahnschreiben öffnen“ sehen Sie das versandte Schreiben.

Häufige Probleme

Wie stoppe ich eine geplante Mahnung?

Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie im „Mahnverlauf“ bei der geplanten Stufe „Stufe abbrechen“. Bereits versendete Mahnungen bleiben unverändert.

Wann mahnt CraftOS eine Rechnung?

Sobald die Rechnung die Frist einer aktiven Stufe überschritten hat und „Automatische Mahnungen“ eingeschaltet ist. Die Vorschau beim Einschalten zeigt, welche Rechnungen der nächste Lauf erfasst.

Was bedeutet „Zustellung unklar“?

Der Versand der Mahnung ist nicht eindeutig bestätigt. Prüfen Sie, ob Ihr Kunde die Mahnung erhalten hat, und klären Sie den Stand direkt mit ihm.

Wer darf die Mahn-Einstellungen ändern?

Der Inhaber des Betriebs. Er schaltet automatische Mahnungen ein oder aus und pflegt Fristen, Gebühren und Vorlagen.