Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung herunterladen

Der E-Rechnungsdialog erzeugt eine strukturierte Rechnungsdatei aus dem gespeicherten Dokumentstand; prüfen Sie Format und Empfängerangaben vor dem Download.

Sie benötigen eine geeignete fertige Rechnung, Zugriff auf die Rechnungsverwaltung und eine Internetverbindung.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Rechnung in der Web-App.
2. Öffnen Sie den E-Rechnungsdownload aus den Dokumentaktionen.
3. Wählen Sie „XRechnung“ für die XML-Ausgabe oder „ZUGFeRD“ für das hybride PDF.
4. Prüfen Sie „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ und die weiteren Empfängerangaben.
5. Ergänzen Sie die tatsächlich vom Kunden beziehungsweise Auftraggeber benötigten Referenzen.
6. Bearbeiten Sie angezeigte fehlende Pflichtangaben; der Dialog kann zu den passenden Einstellungen führen.
7. Wählen Sie „XRechnung herunterladen“ oder „ZUGFeRD herunterladen“.
8. Öffnen Sie die Datei mit einem geeigneten Viewer und vergleichen Sie Inhalt und Summen.

Verwenden Sie keine frei erfundene Leitweg-ID. Klären Sie bei öffentlichen Auftraggebern die vorgesehene Referenz und den Übermittlungsweg.

Ergebnis prüfen

XRechnung liefert strukturierte XML-Daten. ZUGFeRD verbindet die lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten Rechnungsdaten. Ein gewöhnliches PDF ohne diese Daten ist ein anderes Ausgabeformat.

Prüfen Sie Empfänger, Leistungsbeschreibung, Datum und Gesamtbeträge. Ein erfolgreicher Download bestätigt noch nicht die Annahme durch den Rechnungsempfänger.

Häufige Probleme

Bei einer Fehlermeldung zu Pflichtangaben korrigieren Sie die genannte Quelle und erzeugen Sie die Datei erneut. Bearbeiten Sie die exportierte Datei nicht unabhängig vom gespeicherten Rechnungsstand.

Lehnt der Empfänger die Datei ab, vergleichen Sie seine konkrete Meldung mit Referenz, Format und Pflichtangaben. Senden Sie nicht mehrfach unverändert dieselbe Datei.

Der Formatratgeber und die BMF-FAQ erklären die Einordnung; die E-Rechnungsfunktion zeigt den Produktablauf.