XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: welches Rechnungsformat passt?

Eine PDF-Datei lässt sich leicht ansehen. Eine strukturierte E-Rechnung lässt sich zusätzlich maschinell verarbeiten. Diese Unterscheidung entscheidet darüber, welche Datei Sie einem Kunden liefern sollten. Für den praktischen Ablauf benötigen Sie deshalb zwei Informationen: Welche Anforderungen gelten für den Geschäftsvorfall, und welches Format akzeptiert der konkrete Empfänger?

Wie unterscheiden sich die drei Formate?

Ein gewöhnliches PDF wird nicht allein durch den Versand per E-Mail zur strukturierten E-Rechnung. Bei ZUGFeRD kommt es auf das verwendete Profil und die tatsächlichen eingebetteten Daten an. Die Dateiendung genügt deshalb nicht als Qualitätsprüfung.

Welche zeitliche Einordnung gilt im September 2026?

Für inländische Unternehmensumsätze gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden; für ein einfaches elektronisches PDF ist dabei die Zustimmung des Empfängers relevant. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € reicht die entsprechende Frist bis Ende 2027. Ausnahmen und Regeln für öffentliche Auftraggeber sind gesondert zu beachten. Unternehmen müssen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Diese Einordnung folgt den BMF-FAQ, Stand März 2026.

Für Ihre Entscheidung ist damit der einzelne Auftrag maßgeblich. Fragen Sie nicht nur „Müssen wir schon?“, sondern auch „Was braucht dieser Kunde?“. Eine vereinbarte strukturierte Übermittlung kann organisatorisch sinnvoll sein, obwohl für den Aussteller noch eine Übergangsregel besteht.

Welche Angaben sollten Sie beim Kunden erfragen?

Erfragen Sie die genaue Rechnungsempfangsadresse und den vorgesehenen Übermittlungsweg. Bestellnummer, Auftragsreferenz und Ansprechpartner helfen bei der Zuordnung. Bei öffentlichen Auftraggebern können eine Leitweg-ID und ein bestimmtes Portal erforderlich sein.

Schreiben Sie solche Anforderungen in die Kunden- oder Projektinformationen. Wenn sie erst beim Versand auffallen, fehlt häufig die Zeit für eine saubere Korrektur. Der Monteur auf der Baustelle kann den Ansprechpartner nennen; das Büro klärt die Rechnungsanforderungen direkt mit der zuständigen Stelle.

Wie sieht ein konkreter Prüffall aus?

Ein Ausbauunternehmen stellt der fiktiven Linden Immobilien GmbH 1.500 € netto in Rechnung. Die Leistung wurde im August erbracht. Die Hausverwaltung fordert eine Bestellreferenz „LI-2026-042“ und eine strukturierte Datei.

Der Prüflauf sieht so aus:

1. Der Empfänger stimmt mit dem Auftrag überein.
2. Die Referenz ist im vorgesehenen Feld erfasst.
3. Leistungszeitraum und Positionsbeschreibung sind verständlich.
4. Netto-, Steuer- und Bruttosummen stimmen im Dokument.
5. Die exportierte Datei wird mit einem geeigneten Viewer kontrolliert.
6. Die Übermittlung erfolgt an den vereinbarten Eingang.

Bei einem hybriden Format muss besonders der strukturierte Inhalt zur sichtbaren Rechnung passen. Maßgeblich sind bei widersprüchlichen Inhalten die strukturierten Daten; bewahren Sie diese in ihrer ursprünglichen Form auf. Auch dies erläutern die BMF-FAQ.

Wie unterstützt CraftOS den Export?

In der Web-App öffnen Sie die fertige Rechnung und den E-Rechnungsdownload. Prüfen Sie die angebotenen Formate und gegebenenfalls fehlende Angaben. Die Schrittfolge zum Herunterladen führt durch den aktuellen Dialog.

Ein erfolgreicher Download ist noch keine Annahmebestätigung des Empfängers. Prüfen Sie eine technische Zurückweisung anhand ihrer konkreten Meldung. Ein fehlendes Referenzfeld ist anders zu behandeln als ein falscher Leistungsbetrag. Erstellen Sie nach einer Korrektur die Datei erneut aus dem korrekten Dokumentstand.

Wie vermeiden Sie unnötige Doppelarbeit?

Vereinbaren Sie pro Kunde einen verlässlichen Rechnungsweg. Eine Rechnung gleichzeitig mehrfach an verschiedene Postfächer zu senden, kann zu doppelter Erfassung führen. Kennzeichnen Sie ergänzende Lesekopien und behalten Sie den ursprünglichen strukturierten Datensatz.

Testen Sie neue Empfängeranforderungen mit dem ersten echten Dokument frühzeitig, bevor ein großer Abrechnungslauf ansteht. Die E-Rechnungsfunktion und sauber gepflegte Kundendaten bilden dafür die Grundlage.

Wie führen Sie einen neuen Rechnungsempfänger ein?

Legen Sie beim ersten Auftrag fest, wer die technischen Anforderungen klärt. Lassen Sie sich Format, Referenz und Eingangskanal möglichst konkret nennen. „Elektronisch schicken“ kann im Alltag sehr unterschiedliche Erwartungen beschreiben.

Prüfen Sie nach der ersten Übermittlung die Rückmeldung des Empfängers. Dokumentieren Sie eine abweichende Referenzanforderung im Kunden- oder Projektzusammenhang, damit sie beim nächsten Auftrag nicht erneut gesucht werden muss. Eine separate Lesekopie sollte eindeutig derselben Rechnung zugeordnet sein. Ändern Sie zwischen XML und PDF keine Leistungsdaten unabhängig voneinander; beide Ausgaben müssen aus dem passenden gespeicherten Stand entstehen.