Handwerkerrechnung schreiben: vom Leistungsnachweis zum prüfbaren Dokument

Welche Unterlagen benötigen Sie vor dem Schreiben?

Legen Sie Auftrag, nachträgliche Vereinbarungen, Aufmaß und Tätigkeitsnachweise nebeneinander. Prüfen Sie, ob der Rechnungsempfänger mit dem Auftraggeber übereinstimmt und ob eine abweichende Baustellenadresse nur den Leistungsort bezeichnet.

Eine Hausverwaltung kann zum Beispiel Ansprechpartnerin sein, ohne selbst Rechnungsempfängerin zu werden. Klären Sie außerdem, welche Leistungen schon über einen Abschlag abgerechnet wurden; wie Abschläge in die Schlussrechnung einfließen, zeigt der Ratgeber Abschlags- und Schlussrechnung.

Ein Rechnungsentwurf ist noch kein Nachweis einer Zahlung. Und ein unterschriebener Tagesbericht bedeutet nicht, dass jede dort erwähnte Tätigkeit zusätzlich zum Pauschalauftrag berechnet werden darf.

Wie wird aus einem Baustellenbericht eine verständliche Position?

Beschreiben Sie den Arbeitsumfang mit Raum, Bauteil und Ausführung, ohne jede interne Arbeitshandlung zu wiederholen. Im fiktiven Projekt Wohnung Lindenstraße wurden Wände vorbereitet und gestrichen; daraus werden zwei Positionen.

Im Beispiel ist das Material im Einheitspreis enthalten und erscheint deshalb nicht noch einmal als eigene Position. Bei einem anderen Vertragsmodell können Material und Arbeitszeit getrennt aufgeführt werden; entscheidend ist die Vereinbarung.

Notieren Sie Leistungsort und Leistungszeitraum. Eine allgemeine Formulierung wie Arbeiten wie besprochen hilft einem außenstehenden Prüfer wenig. Wie Sie den Leistungszeitraum richtig angeben, erklärt die Anleitung Leistungszeitraum in der Rechnung.

Welche Angaben müssen kontrolliert werden?

Prüfen Sie vor allem Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-ID, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste steht in § 14 Abs. 4 UStG.

Die maßgeblichen Anforderungen finden Sie in § 14 UStG. Für Sonderfälle wie die Kleinunternehmerregelung oder gemischte Leistungen lassen Sie die steuerliche Behandlung von Ihrer Steuerberatung prüfen.

Übernehmen Sie den Steuersatz nicht aus einer alten Rechnung. Erbringen Sie Bauleistungen an einen anderen Bauleister, schuldet unter Umständen der Kunde die Umsatzsteuer; der Ratgeber Reverse Charge bei Bauleistungen erklärt die Voraussetzungen.

Lesen Sie die Rechnung vor dem Fertigstellen aus Kundensicht:

1. Prüfen Sie Anschrift und Projektbezug gegen den Auftrag.
2. Vergleichen Sie die Summe mit den vereinbarten Leistungen.
3. Kontrollieren Sie, ob freigegebene Nachträge als eigene Positionen erkennbar sind.
4. Stellen Sie sicher, dass jede Position eine Einheit hat.

Wie sieht der Ablauf in CraftOS aus?

In der Web-App öffnen Sie unter „Dokumente“ das passende Angebot und wählen „Rechnung erstellen“. Die übernommenen Positionen sind Ihre Arbeitsgrundlage; ändern Sie nur, was sich gegenüber dem Auftrag tatsächlich geändert hat.

Den Leistungszeitraum tragen Sie im Dokument unter „Leistungsdatum“ bzw. als „Zeitraum“ ein. Für Bauleistungen mit Steuerschuld des Kunden steht der Schalter „Rechnung nach § 13b (ohne USt.)“ bereit.

Kontrollieren Sie Entwurf und Dokumentvorschau. Mit „Fertigstellen“ erhält die Rechnung ihre endgültige Nummer und ist gegen normale Bearbeitung gesperrt. Korrekturen laufen danach über Storno und Korrektur; die Anleitung zum Fertigstellen beschreibt die Schritte.

Prüfen Sie bei Leistungen aus Berichten besonders Arbeitszeiten und Material. Dieselbe Tätigkeit darf nicht zugleich aus einem Bericht, aus offenen Projektstunden und aus einer Angebotsposition entstehen.

Welche Fehler verursachen unnötige Rückfragen?

Die häufigsten Ursachen sind vermischte Netto- und Bruttopreise, fehlende Einheiten und nachträglich überschriebene Rechnungen. Halten Sie im Rechenweg eine einheitliche Basis ein und nennen Sie zu jeder Menge die Einheit, denn eine bloße Zahl kann Quadratmeter, Stück oder Stunden bedeuten.

Bewahren Sie bei Korrekturen den Zusammenhang zwischen Original und Korrektur. Prüfen Sie beim Versand, ob der Kunde PDF, XRechnung oder ZUGFeRD erwartet; der Formatvergleich hilft bei dieser Entscheidung.

Ein kurzer Abschlusscheck genügt: richtiger Empfänger, belegte Leistung, stimmige Summe, korrekter Steuerfall und passendes Ausgabeformat. Die Rechnungsverwaltung begleitet diesen Ablauf vom Auftrag bis zum Zahlungseingang.

Wie unterstützt die Festschreibung die Nachvollziehbarkeit?

In CraftOS gehören endgültige Nummer, festgehaltener Dokumentstand und Bearbeitungssperre zusammen. So lässt sich später unterscheiden, was als Entwurf vorbereitet und was tatsächlich fertiggestellt wurde; ein Storno behält den Bezug zum Original.

Ergänzen Sie diese technische Unterstützung um einen festen Ablauf im Betrieb: Wer prüft die Leistung, wer die Rechnung, und wo werden Rückfragen dokumentiert? Diese Zuständigkeiten gehören in Ihre Verfahrensdokumentation. CraftOS ist GoBD-konform; wie Festschreibung, Löschsperre und Protokoll zusammenwirken, erläutert die Seite GoBD in CraftOS.