Eingangsrechnungen digital organisieren: vom Eingang bis zur geprüften Übergabe

Wo beginnt ein geordneter Belegprozess?

Ein geordneter Belegprozess beginnt mit einem festen Eingangsweg: ein gemeinsames Rechnungspostfach, eine klar benannte Zuständigkeit und eine regelmäßige Prüfung. Papierbelege erfassen Sie zeitnah, damit sie nicht im Fahrzeug liegen bleiben.

Halten Sie das Original mit dem erfassten Vorgang zusammen. Eine Lieferantenrechnung kann mehrere Seiten enthalten; Mengen, Steueraufteilung und Zahlungsbedingungen stehen oft erst auf den Folgeseiten. Bei strukturierten E-Rechnungen gehört die ursprüngliche Datendatei zum Vorgang.

Welche Angaben müssen miteinander übereinstimmen?

Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuerangaben müssen mit dem Original übereinstimmen. Anschließend ordnen Sie den betrieblichen Zweck und gegebenenfalls ein Projekt zu.

Bestätigen Sie die Prüfung erst, wenn alle wesentlichen Angaben vorliegen.

Wie behandeln Sie einen projektbezogenen Einkauf?

Ordnen Sie einen projektbezogenen Einkauf dem Projekt zu und prüfen Sie, ob dieselben Kosten bereits an anderer Stelle erfasst sind. Im Musterprojekt „Wohnung Lindenstraße“ kommt Material für 350 € netto; der Lieferschein bestätigt die Menge, die Rechnung den Preis.

Materialeinkauf, Lagerbewegung und Projektverbrauch sind unterschiedliche Ereignisse. Ein Großeinkauf für das Lager gehört nicht vollständig zu dem ersten Projekt, auf dem ein Teil davon verwendet wird.

Legen Sie deshalb fest, welche Datengrundlage Ihre Projektkosten bildet. So geht jeder Betrag genau einmal in die Nachkalkulation ein.

Wie erkennen Sie Dubletten?

Eine Dublette erkennen Sie am gleichen Lieferanten mit gleicher Rechnungsnummer und gleichem Betrag. Eine Rechnung kann einmal direkt vom Lieferanten und später nochmals über einen Mitarbeiter ankommen; unterschiedliche Dateinamen machen daraus keine zwei Geschäftsvorfälle.

Ein ähnlicher Betrag allein ist noch kein sicherer Dublettennachweis, denn zwei getrennte Lieferungen können denselben Wert haben. Öffnen Sie die Originale und vergleichen Sie den konkreten Belegbezug. In der Mobile-App weist CraftOS beim Erfassen auf eine „Mögliche Dublette“ hin und zeigt den bereits erfassten Beleg zum Vergleich.

Wie läuft die Prüfung in CraftOS?

In der Web-App erfassen und prüfen Personen mit Finanzrechten Eingangsrechnungen unter „Buchhaltung → Belege → Eingangsbelege“. Der Filter „Zu prüfen“ zeigt die Belege, deren Prüfung noch aussteht.

1. Öffnen Sie in der Web-App „Buchhaltung → Belege → Eingangsbelege“.
2. Klicken Sie auf „Neue Eingangsrechnung“ und laden Sie Foto, PDF oder E-Rechnung hoch.
3. Holen Sie bei Bedarf mit „Mit KI auslesen“ einen Vorschlag für die Rechnungsdaten.
4. Vergleichen Sie Lieferant, Nummer, Datum und Beträge mit dem Original.
5. Ordnen Sie Projekt oder Betriebsbereich und das Buchungskonto zu.
6. Bestätigen Sie die Angaben mit „Prüfung bestätigen“.

Unterwegs erfassen Sie Belege in der Mobile-App über „Beleg scannen“: Sie nehmen den Beleg auf oder wählen ein PDF, prüfen die Daten und wählen das Projekt. Die KI-Auslesung nutzt dabei die KI-Credits Ihres Betriebs.

Die Hilfe zum Belegscan erklärt die Erfassung; die Hilfe zur Kontierung und Projektzuordnung führt durch die nachfolgende Prüfung.

Wie verbinden Sie Rechnung und Zahlung?

Eine bezahlte Eingangsrechnung verbinden Sie mit dem passenden Bankumsatz. In der Belegliste öffnet „Mit Bankumsatz abgleichen“ den passenden Umsatz aus der importierten Bankdatei, und Sie bestätigen die Zuordnung selbst.

Wie Sie Bankdateien importieren und Umsätze zuordnen, zeigt die Anleitung Bankumsätze abgleichen. Über „Zahlung über Bankumsatz erfassen“ im Menü des Belegs übernehmen Sie Betrag und Datum der Zahlung aus dem Bankumsatz.

Welche Routine hält den Bestand vollständig?

Prüfen Sie wöchentlich offene Rückfragen und Belege ohne eindeutige Zuordnung. Vor dem Monatsabschluss vergleichen Sie den erfassten Bestand mit den bekannten Eingängen und Zahlungen; die Anzahl der Dateien allein belegt noch keine Vollständigkeit.

Trennen Sie Erfassung, Prüfung, Zahlung und Export in Ihrer Organisation. Das kann dieselbe Person erledigen, sollte aber nachvollziehbar bleiben. Vor der Übergabe an die Kanzlei hilft der Ratgeber zum DATEV-Export.

Welche Rolle spielen Prüfung und Festschreibung?

Mit der bestätigten Prüfung schreibt CraftOS die Rechnungsdaten fest; das Original bleibt als Nachweis verbunden. Änderungen erfolgen danach über eine Korrektur, die Prüfereignisse nachvollziehbar protokolliert.

Prüfen Sie deshalb Betrag, Zuweisung und Kontierung, bevor Sie die Prüfung bestätigen. Muss eine Angabe noch mit dem Lieferanten geklärt werden, lassen Sie den Beleg erkennbar in „Zu prüfen“ stehen.

So unterstützt CraftOS

Die Eingangsrechnungsverwaltung erfasst den Beleg mit Original und Zuordnung, der Bankabgleich verbindet ihn mit der Zahlung, und die Buchhaltung übergibt den geprüften Bestand an die Kanzlei.

CraftOS ist GoBD-konform: Die Erklärung unter GoBD in CraftOS zeigt, wie Prüfung, Sperre, Festschreibung und Korrekturen zusammenwirken.