Die Belegerkennung liefert Vorschläge aus einer Datei; prüfen Sie diese gegen das vollständige Original.
Sie benötigen einen Admin- oder Büro-Zugang mit Finanzberechtigung. Die KI-Analyse setzt zusätzlich freigegebene KI-Funktionen und ein verfügbares Kontingent voraus.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie „Eingangsrechnungen → Neue Eingangsrechnung“.
- Wählen Sie „Beleg hochladen (Foto/PDF)“ und die vollständige Datei; auch eine angebotene XML-E-Rechnung kann eingelesen werden.
- Warten Sie auf den erfolgreichen Upload.
- Wählen Sie bei aktivierter KI „Mit KI auslesen“ beziehungsweise den verfügbaren E-Rechnungsimport.
- Vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Steuer mit dem Original.
- Korrigieren Sie falsche oder fehlende Angaben.
- Ergänzen Sie die Zuweisung und Kontierung.
- Speichern Sie den Vorgang und schließen Sie die Prüfung erst nach vollständiger Kontrolle ab.
Ein Beleg kann im Bearbeitungsablauf als „Zu prüfen“ erscheinen. Die ausdrückliche „Prüfung bestätigen“ ist ein eigener relevanter Schritt und darf nicht mit dem bloßen Upload verwechselt werden.
Ergebnis prüfen
Die erfassten Daten bleiben mit dem Originalbeleg verbunden. Bei einer Nettosumme von 350 € und 19 % Steuer muss der Bruttobetrag im Beispiel 416,50 € ergeben.
Ein Projekt- oder Kontovorschlag der KI wird nicht als fachlich geprüfte Buchung behandelt. Bestätigen Sie nur die Angaben, die Sie nachvollzogen haben.
Häufige Probleme
Bei schlechter Erkennung verwenden Sie eine besser lesbare Datei oder erfassen die Werte manuell. Prüfen Sie eine Dublettenwarnung anhand von Lieferant und Rechnungsnummer.
Der bereits hinterlegte Originalbeleg wird im aktuellen Ablauf nicht beliebig ausgetauscht. Bei einem falschen Original klären Sie den passenden Korrekturvorgang.
Weiter geht es mit Kontieren und zuordnen und der Eingangsrechnungsfunktion.