DATEV-Export vorbereiten: Belege prüfen, Zeitraum abstimmen und Übergabe kontrollieren

Ein DATEV-Export ist die Übergabe vorbereiteter Daten. Seine Qualität hängt davon ab, ob Belege, Kontenzuordnungen und Zeitraum vorher geprüft wurden. Ein Download allein bestätigt weder die fachliche Richtigkeit noch eine erfolgreiche Übernahme durch die Steuerkanzlei.

Was sollten Sie mit der Kanzlei vorab abstimmen?

Klären Sie den Kontenrahmen, die benötigten Stammdaten und den gewünschten Exportumfang. Stimmen Sie außerdem ab, wie Belege übergeben werden und wer Rückfragen bearbeitet. Eine einheitliche Vereinbarung verhindert, dass dieselben Daten über mehrere Wege doppelt ankommen.

Notieren Sie den vereinbarten Ablauf an einer für das Büro zugänglichen Stelle. Wenn die zuständige Person im Urlaub ist, muss die Vertretung wissen, welcher Zeitraum zuletzt übergeben wurde und welche Punkte offenblieben.

Welche Prüfungen gehören vor den Export?

Prüfen Sie nicht nur die letzte Seite einer Liste. Nutzen Sie Filter für ungeprüfte oder unvollständige Vorgänge und bearbeiten Sie die Ursachen.

Wie sieht ein typischer Monatsfall aus?

Der Musterbetrieb möchte den August übergeben. Es gibt zwölf Ausgangsrechnungen und 27 Eingangsbelege. Zwei Belege sind noch ungeprüft, bei einem fehlt die Kontenzuordnung und bei einer Rechnung liegt eine Korrektur vor.

Der richtige nächste Schritt ist nicht, die Warnungen zu übergehen. Prüfen Sie zuerst die zwei Belege, ergänzen Sie die Kontierung und kontrollieren Sie den Zusammenhang der Rechnungskorrektur. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die Datenmenge vollständig ist.

Bleibt ein Beleg bewusst offen, dokumentieren Sie die Rückfrage. Die Kanzlei muss erkennen können, ob die Übergabe vollständig ist oder eine Nachlieferung folgt.

Wie arbeitet der aktuelle CraftOS-Ablauf?

Die Web-App bietet einen geführten Steuerberater-Export mit Zeitraum, Prüfung, Festschreibung und Übergabe. Im aktuellen Ablauf werden für diesen Export ausschließlich festgeschriebene Belege berücksichtigt. Noch ungeprüfte Vorgänge bleiben entsprechend außerhalb der Übergabe.

Finanzberechtigte Personen können die Daten prüfen. Die Festschreibung kann einen administrativen beziehungsweise Inhaberzugriff voraussetzen. Lassen Sie diesen Schritt von der berechtigten Person durchführen, statt ungeprüfte Daten als vollständig exportiert zu behandeln.

Die Anleitung zum DATEV-Export erklärt die sichtbaren Schritte und die verfügbaren Ausgabeformen. Prüfen Sie bei Hinweisen ausdrücklich, welche Belege oder Zusatzdateien fehlen.

Was kontrollieren Sie nach dem Download?

Öffnen Sie das erhaltene Paket und prüfen Sie, ob die erwarteten Dateien vorhanden und lesbar sind. Vergleichen Sie Beleganzahl und Zeitraum mit Ihrer Vorbereitung. Eine Warnung zu fehlenden Originaldateien kann trotz erzeugtem Exportpaket relevant bleiben.

Übermitteln Sie das Paket über den vereinbarten Weg. Ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf hängt eine lokal heruntergeladene Datei nicht automatisch an. Kontrollieren Sie Empfänger, Anhang und Zeitraum vor dem Versand.

Bitten Sie beim ersten Export um eine Rückmeldung zur Übernahme. So werden Format- oder Kontierungsfragen früh sichtbar, bevor mehrere Monate mit demselben Problem folgen.

Wie vermeiden Sie doppelte Übergaben?

Benennen Sie Exporte eindeutig nach Zeitraum und Stand. Dokumentieren Sie, ob es sich um die erste Übergabe, eine Korrektur oder eine ergänzende Datei handelt. Senden Sie nach einer Änderung nicht kommentarlos denselben Monat nochmals vollständig.

Die Buchhaltungsfunktion unterstützt den technischen Ablauf. Der verlässliche Prozess entsteht aus geprüften Daten, abgestimmter Zuständigkeit und einer nachvollziehbaren Kommunikation mit der Kanzlei.

Warum ist die Festschreibung ein bewusster Kontrollpunkt?

Vor der Festschreibung können noch offene Angaben im vorgesehenen Ablauf bearbeitet werden. Danach schützt CraftOS den relevanten Belegstand und hält Prüf- beziehungsweise Änderungsereignisse nachvollziehbar fest. Ein fehlendes Konto oder ein falsches Original sollte deshalb vorher geklärt sein.

Bestimmen Sie, wer diesen Kontrollpunkt verantwortet und wie offene Rückfragen übergeben werden. Die technische Sperre ersetzt weder eine vollständige Belegprüfung noch eine betriebliche Verfahrensbeschreibung. GoBD in CraftOS erklärt den Zusammenhang zwischen Belegprüfung, gesichertem Dokumentstand und nachvollziehbaren Korrekturen. Der Export baut auf diesem geprüften Bestand auf.