Eine Zahl wie „acht Stunden“ sagt wenig über einen Auftrag aus. Mit Projekt, Tätigkeit und nachvollziehbarem Zeitraum wird daraus eine Grundlage für Planung, Abrechnung und Nachkalkulation. Entscheidend ist eine Erfassung, die im Alltag einfach genug bleibt und trotzdem die wichtigen Zusammenhänge erhält.
Welche Angaben braucht ein Zeiteintrag?
Erfassen Sie Datum, Beginn, Ende, Pausen und den passenden Projektbezug. Eine kurze Tätigkeitsbeschreibung hilft, die Zeit später einzuordnen. „Wandvorbereitung Wohnzimmer“ ist aussagekräftiger als „Arbeit“.
Trennen Sie Arbeit, Fahrt und Pause entsprechend dem vorgesehenen Ablauf. Die betriebliche Behandlung dieser Zeiten muss einheitlich sein. Eine Person darf Fahrtzeit nicht stillschweigend als Arbeitsleistung buchen, während eine andere sie vollständig weglässt.
Wie prüfen Sie die Dauer?
Im Musterprojekt beginnt ein Mitarbeiter um 08:00 Uhr und beendet den Einsatz um 16:30 Uhr. Eine Pause von 30 Minuten wird berücksichtigt.
| Größe | Dauer |
|---|---|
| Zeitspanne zwischen Beginn und Ende | 8 Stunden 30 Minuten |
| Erfasste Pause | −30 Minuten |
| Verbleibende Zeit im Beispiel | 8 Stunden |
Prüfen Sie bei nachgetragenen Zeiten besonders Datum und Tageswechsel. Ein Endzeitpunkt vor dem Beginn kann ein Eingabefehler oder ein tatsächlicher Einsatz über Mitternacht sein. Die erfassten Werte müssen den realen Vorgang abbilden.
Wann verwenden Sie Timer und wann Nachtrag?
Ein Timer hilft, Beginn und Ende direkt während der Arbeit zu erfassen. Ein Nachtrag ist sinnvoll, wenn ein Eintrag vergessen wurde oder die tatsächlichen Zeiten erst später vollständig bekannt sind. Beide Wege sollten zu einem nachvollziehbaren Datensatz führen.
Starten Sie nicht versehentlich einen zweiten Vorgang, nur weil eine Bestätigung verzögert erscheint. Prüfen Sie zuerst den aktiven Timer und den Synchronisierungsstatus. Bei einer vergessenen Endzeit korrigieren Sie den vorhandenen Eintrag, statt den gesamten Zeitraum doppelt nachzutragen.
Wie bleibt der Projektbezug korrekt?
Prüfen Sie den konkreten Auftrag beim Start. Bei einem Wechsel auf eine andere Baustelle beenden Sie den bisherigen Vorgang und erfassen den neuen Zusammenhang. Ein durchgehender Tag auf einem einzigen Projekt kann sonst zwei Aufträge wirtschaftlich verzerren.
Wenn das richtige Projekt fehlt, prüfen Sie die Zuweisung mit dem Büro. Buchen Sie die Zeit nicht dauerhaft auf einen ähnlichen Auftrag, nur um ein Pflichtfeld zu füllen. Solche Ausweichlösungen sind später schwer zu erkennen.
Wie funktioniert die Arbeit in CraftOS?
In der Mobile-App finden Mitarbeiter den Bereich „Zeit“ mit den erfassten Zeiten und dem Timer. Über „Nachtragen“ können sie einen Eintrag ergänzen. Die verfügbaren Aufgaben und die Erfassung für andere Personen hängen von Rolle und Teamleitungsfreigabe ab.
Die Web-App bietet unter „Zeiten“ die Übersicht und Exportmöglichkeiten. Die Timer-Anleitung und die Hilfe zur Korrektur erklären die aktuellen Felder und Schritte.
Wie helfen GPS und automatische Projektzuordnung?
Auf der Baustelle starten Sie den mobilen Timer. Ist kein Projekt vorgegeben, ordnet CraftOS das nächstgelegene zugängliche Projekt innerhalb des eingestellten Radius automatisch zu. Dafür braucht das Projekt einen gespeicherten Standort, etwa aus seiner Ausführungsadresse. Starten Sie den Timer ausdrücklich aus einem Projekt, bleibt dieses Projekt gewählt.
Beim Starten und Stoppen wird jeweils ein Standortpunkt gespeichert. Nach der Synchronisierung kann das Büro diese Angaben am Zeiteintrag nachvollziehen. So ergänzen Ort und gemeldete Genauigkeit die erfasste Arbeitszeit. Es entsteht kein fortlaufender Bewegungsverlauf; die Standortfreigabe und eine erfolgreiche Ortung sind für beide Aktionen erforderlich.
Die Zuordnung spart Auswahl im Alltag, braucht aber einen kurzen Kontrollblick: Liegen Baustellen dicht beieinander oder ist das GPS ungenau, kann ein anderer Auftrag näher liegen. Ohne passenden Treffer bleibt die Zeit zunächst ohne Projektbezug. Radius und Projektstandort richten Sie mit der GPS- und Timer-Anleitung ein.
Was sollte das Büro regelmäßig prüfen?
Kontrollieren Sie ungewöhnlich lange Einträge, fehlende Endzeiten, falsche Projekte und versehentliche Überschneidungen. Fragen Sie zeitnah nach, solange sich Beteiligte an den Einsatz erinnern. Ein wöchentlicher Abgleich ist meist verlässlicher als eine Rekonstruktion mehrere Monate später.
Prüfen Sie vor einer Abrechnung, welche Stunden bereits übernommen wurden und welche zum vereinbarten Leistungsumfang gehören. Erfasste Arbeitszeit ist nicht automatisch zusätzlich abrechenbare Arbeitszeit.
Die Zeiterfassung liefert damit sowohl einen Tätigkeitsnachweis als auch bessere Daten für die Nachkalkulation. Der Nutzen entsteht aus korrekter Zuordnung und regelmäßiger Prüfung, nicht aus möglichst vielen einzelnen Einträgen.
Wie vereinbaren Sie eine einheitliche Beschreibung?
Legen Sie wenige verständliche Tätigkeitsbezeichnungen fest und ergänzen Sie bei Bedarf Raum oder Abschnitt. Das Team muss nicht jeden Handgriff erfassen, sollte aber wesentliche Unterschiede wie Vorbereitung, Ausführung und Nacharbeit erkennbar machen.
Prüfen Sie nach einer Woche, ob das Büro die Angaben ohne Rückfragen versteht. Ein gemeinsames Beispiel hilft mehr als eine lange theoretische Anweisung. Bei mehreren Projekten am Tag gehört auch der Wechsel dazu. Die Erfassung soll die tatsächliche Arbeit abbilden und darf nicht im Nachhinein passend zu einem geplanten Budget zurechtgebogen werden.