Projektzeiterfassung: aus Stunden brauchbare Auftragsdaten machen

Welche Angaben braucht ein Zeiteintrag?

Ein Zeiteintrag braucht Datum, Beginn, Ende, Pause, Projekt und eine kurze Tätigkeitsbeschreibung. ‚Wandvorbereitung Wohnzimmer‘ ist dabei aussagekräftiger als ‚Arbeit‘.

Trennen Sie Arbeit, Fahrt und Pause nach einer einheitlichen betrieblichen Regel. So buchen alle Mitarbeiter Fahrtzeit gleich, und die Auswertung bleibt vergleichbar.

Wie prüfen Sie die Dauer?

Die Dauer ergibt sich aus der Spanne zwischen Beginn und Ende abzüglich der Pause. Im Musterprojekt beginnt ein Mitarbeiter um 08:00 Uhr, endet um 16:30 Uhr und macht 30 Minuten Pause.

Die Pause im Beispiel entspricht § 4 Arbeitszeitgesetz: Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Prüfen Sie bei nachgetragenen Zeiten besonders Datum und Tageswechsel, etwa bei einem Einsatz über Mitternacht.

Wann verwenden Sie Timer und wann Nachtrag?

Den Timer verwenden Sie, um Beginn und Ende direkt während der Arbeit zu erfassen; den Nachtrag, wenn ein Eintrag vergessen wurde oder die Zeiten erst später feststehen. Beide Wege führen zu einem nachvollziehbaren Eintrag.

Prüfen Sie vor einem neuen Start den aktiven Timer und den Synchronisierungsstatus. Bei einer vergessenen Endzeit korrigieren Sie den vorhandenen Eintrag, statt den Zeitraum doppelt nachzutragen.

Wie bleibt der Projektbezug korrekt?

Der Projektbezug bleibt korrekt, wenn Sie beim Start den Auftrag prüfen und bei einem Baustellenwechsel den bisherigen Vorgang beenden. Für die neue Baustelle starten Sie einen eigenen Eintrag.

Fehlt das richtige Projekt in der Auswahl, klären Sie die Zuweisung mit dem Büro. Buchen Sie die Zeit auf den tatsächlichen Auftrag, sobald er verfügbar ist, damit beide Projekte richtig ausgewertet werden.

Wie funktioniert die Arbeit in CraftOS?

In der Mobile-App finden Mitarbeiter im Tab „Zeiten“ ihre erfassten Zeiten und den Timer; mit „Nachtragen“ ergänzen sie einen Eintrag. Für andere Teammitglieder erfasst, wer die Rolle „Mobil-Teamleitung“ hat oder als Büro-Projektleitung im Projekt arbeitet.

Für Mitarbeiter mit App-Lizenz schalten Sie dafür im Team-Dialog die Option „Teamzeiten im Projekt“ ein. Die Web-App zeigt unter „Zeiten“ alle Einträge mit Übersicht und Export.

Wie korrigieren Sie einen Zeiteintrag in der Web-App?

In der Web-App korrigieren Sie einen Eintrag unter „Zeiten“ über das Stiftsymbol im Dialog „Zeiteintrag bearbeiten“. Dort ändern Sie „Beginn“, „Ende“ und „Pause (Minuten)“; die Arbeitszeit berechnet CraftOS daraus.

1. Öffnen Sie in der Web-App „Zeiten“.
2. Klicken Sie beim Eintrag auf das Stiftsymbol.
3. Korrigieren Sie „Beginn“ und „Ende“.
4. Tragen Sie unter „Pause (Minuten)“ die Pause ein.
5. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Zeiten, die zu einer ausgestellten Rechnung gehören, ändern Sie nach einem Storno dieser Rechnung. Die Hilfe zur Korrektur erklärt die Felder Schritt für Schritt.

Wie helfen GPS und automatische Projektzuordnung?

Mit der automatischen Projektzuordnung ordnet CraftOS beim Start des mobilen Timers das nächstgelegene zugängliche Projekt im eingestellten Radius zu. Dafür braucht das Projekt einen gespeicherten Standort, etwa aus der Ausführungsadresse.

Starten Sie den Timer aus einem Projekt heraus, bleibt dieses Projekt gewählt. Liegen Baustellen dicht beieinander, prüfen Sie die Zuordnung mit einem kurzen Blick; ohne passenden Treffer bleibt die Zeit zunächst ohne Projekt.

Beim Starten und Stoppen speichert CraftOS je einen Standortpunkt mit Genauigkeit, den das Büro nach der Synchronisierung am Eintrag sieht. Dafür geben Sie den Standort frei; ein Bewegungsverlauf entsteht nicht. Radius und Projektstandort richten Sie mit der GPS- und Timer-Anleitung ein.

Was sollte das Büro regelmäßig prüfen?

Das Büro prüft wöchentlich ungewöhnlich lange Einträge, fehlende Endzeiten, falsche Projekte und Überschneidungen. Nachfragen gelingen am besten, solange sich die Beteiligten an den Einsatz erinnern.

Prüfen Sie vor einer Abrechnung, welche Stunden bereits übernommen wurden und welche zum vereinbarten Leistungsumfang gehören. Abrechenbar sind die Stunden, die über diesen Umfang hinausgehen oder nach Aufwand vereinbart sind.

Wie vereinbaren Sie eine einheitliche Beschreibung?

Vereinbaren Sie wenige verständliche Tätigkeitsbezeichnungen und ergänzen Sie bei Bedarf Raum oder Abschnitt. Wichtig sind die Unterschiede zwischen Vorbereitung, Ausführung und Nacharbeit.

Prüfen Sie nach einer Woche, ob das Büro die Angaben ohne Rückfragen versteht; ein gemeinsames Beispiel hilft mehr als eine lange Anweisung. Die Erfassung bildet die tatsächliche Arbeit ab, auch wenn sie vom geplanten Budget abweicht.

So unterstützt CraftOS

Die Zeiterfassung verbindet mobile Erfassung mit Timer, Nachtrag und GPS mit der Prüfung und Korrektur im Büro. Daraus entstehen ein Tätigkeitsnachweis und belastbare Daten für die Nachkalkulation.