Abschlags- und Schlussrechnung: Leistungen und Zahlungen sauber auseinanderhalten

Bei längeren Aufträgen sollen Materialeinkauf und geleistete Arbeit nicht bis zum Projektende vollständig vorfinanziert werden. Abschläge strukturieren die Abrechnung während der Ausführung. Die Schlussrechnung führt den Auftrag anschließend zusammen. Dafür müssen Sie Leistungsstand, gestellte Rechnungen und tatsächlich eingegangene Zahlungen getrennt betrachten.

Was unterscheidet Abschlag und Schlussrechnung?

Eine Abschlagsrechnung betrifft einen Zwischenstand oder einen vereinbarten Betrag. Eine Schlussrechnung stellt die endgültige Gesamtleistung des Auftrags dar und berücksichtigt die zugehörige Abrechnungshistorie. Die Bezeichnung allein entscheidet dabei nicht über die vertraglichen Voraussetzungen.

Vereinbaren Sie den Zahlungsplan schon bei der Beauftragung. Halten Sie fest, auf welchen Meilenstein sich ein Abschlag bezieht und welche Nachweise benötigt werden. Die betriebliche Planung wird unzuverlässig, wenn das Büro einen Abschlag erwartet, der mit dem Kunden noch nicht vereinbart wurde.

Wie lässt sich ein einfaches Beispiel prüfen?

Beim fiktiven Auftrag „Wohnung Lindenstraße“ beträgt die endgültige Leistung 10.000 € netto. Zwei Abschläge über je 3.000 € netto wurden gestellt. Beide wurden vollständig bezahlt. Zur Veranschaulichung gelten durchgängig 19 % Umsatzsteuer.

Die Tabelle setzt einen einheitlichen Steuerfall und vollständige Zahlungen voraus. Schon ein teilweise bezahlter Abschlag verändert die Betrachtung. Die Rechnung über 3.570 € und eine tatsächliche Zahlung von 1.785 € sind unterschiedliche Informationen; markieren Sie nicht den gesamten Abschlag als bezahlt.

Die umsatzsteuerliche Behandlung vereinnahmter Teilentgelte in Endrechnungen ist in § 14 Absatz 5 UStG geregelt. Mischsteuersätze oder ungewöhnliche Zahlungsfälle sollten vor der Ausgabe konkret geprüft werden.

Was bedeutet kumulativ?

Bei einer kumulativen Abrechnung wird ein fortgeschriebener Leistungsstand gezeigt. Daraus muss erkennbar werden, welche Vorrechnungen bereits berücksichtigt wurden. Ein neuer kumulierter Gesamtwert darf nicht unbesehen als zusätzliche Leistung auf den vorherigen Gesamtwert aufgeschlagen werden.

Angenommen, der erste Leistungsstand beträgt 3.000 € und der zweite 6.000 €. Die zweite Angabe beschreibt dann insgesamt 6.000 € erreichte Leistung. Sie bedeutet nicht automatisch weitere 6.000 € zusätzlich zu den ersten 3.000 €.

Wählen Sie die Abrechnungsart zu Beginn bewusst. Ein spontaner Wechsel mitten im Auftrag erschwert die Abstimmung mit dem Kunden und mit der Buchhaltung.

Wie arbeiten Sie in CraftOS mit dieser Folge?

Öffnen Sie in der Web-App das auftragsbezogene Dokument und wählen Sie „Rechnung erstellen“. Der Dialog bietet die zum Projekt und Bearbeitungsstand verfügbaren Rechnungstypen. Abschläge und Schlussrechnung benötigen einen eindeutigen Projektzusammenhang; die freie Dokumentanlage ohne Projekt ist dafür nicht der richtige Einstieg.

Prüfen Sie vor jedem weiteren Abschlag die bisherigen Rechnungen. Im aktuellen Ablauf wird der Projektmodus nach dem ersten Abschlag festgelegt. Die Schlussrechnung berücksichtigt die Abrechnungshistorie und setzt einen passenden Abnahmestand voraus. Die konkrete Bedienung finden Sie unter Abschlagsrechnung erstellen und Schlussrechnung erstellen.

Welche Kontrollen gehören vor den Abschluss?

Stellen Sie drei Listen nebeneinander: die endgültigen Leistungen einschließlich Nachträgen, alle gestellten Abschlagsrechnungen und deren Zahlungsbewegungen. Ergänzen Sie Stornierungen ausdrücklich. Eine stornierte Vorrechnung darf nicht stillschweigend wie eine gültige Rechnung weitergeführt werden.

Prüfen Sie danach, ob Restforderungen doppelt erscheinen. Ein offener Abschlag ist weder automatisch erlassen noch automatisch zusätzlich zur vollständigen Restforderung einzuziehen. Die Darstellung muss zum gewählten Abrechnungsmodell passen.

Bewahren Sie zuletzt eine nachvollziehbare Folge aus Auftrag, Nachträgen, Leistungsnachweisen, Abschlägen, Zahlungen und Schlussrechnung. Der Projektordner hält den Zusammenhang zusammen; die Rechnungsfunktion unterstützt die einzelnen Dokumente.

Welche Unterlagen sollten bei der Schlussprüfung nebeneinanderliegen?

Verwenden Sie für einen konkreten Auftrag eine gemeinsame Abstimmungsübersicht mit vier Spalten: Dokumentnummer, gestellter Bruttobetrag, tatsächlich erhaltene Zahlungen und verbleibende Rückfrage. Ergänzen Sie den Zahlungstag, wenn ein Eingang mehrere Abschläge betrifft.

So wird eine Teilzahlung nicht versehentlich mehrfach zugeordnet. Lassen Sie die Übersicht vor der Schlussrechnung durch die zuständige Person prüfen und gleichen Sie sie mit den gespeicherten Vorgängen ab. Die Übersicht unterstützt Ihre Kontrolle; sie ersetzt nicht die ursprünglichen Rechnungen und Zahlungsnachweise. Bewahren Sie außerdem den Stand der endgültigen Gesamtleistung einschließlich freigegebener Nachträge nachvollziehbar auf.