Abschlagsrechnungen benötigen einen eindeutigen Projektbezug und einen passenden Auftragsstand; beginnen Sie deshalb beim zugehörigen Dokument.
Sie benötigen eine Admin- oder Büro-Lizenz in der Web-App und Zugriff auf das betreffende Projekt.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie das auftragsbezogene Angebot oder geeignete Ausgangsdokument.
- Wählen Sie „Rechnung erstellen“.
- Prüfen Sie das zugeordnete Projekt und den angezeigten Abrechnungsmodus.
- Wählen Sie den verfügbaren pauschalen oder kumulativen Abschlag entsprechend Ihrer Vereinbarung.
- Kontrollieren Sie die bereits aufgeführten Abschlagsrechnungen.
- Erstellen Sie den Entwurf und prüfen Sie Leistungsstand beziehungsweise Abschlagsbetrag.
- Kontrollieren Sie Steuerbehandlung und Vorschau.
- Stellen Sie den geprüften Entwurf über den normalen Fertigstellungsablauf fertig.
Nach dem ersten Abschlag ist der Projektmodus festgelegt. Wählen Sie ihn deshalb bewusst und wechseln Sie die Abrechnungslogik nicht unbemerkt mitten im Auftrag.
Ergebnis prüfen
Der neue Abschlag gehört zur Abrechnungshistorie des Projekts. Seine Nummer und sein endgültiger Stand entstehen bei der Fertigstellung.
Bei einem kumulativen Leistungsstand von 6.000 € nach zuvor 3.000 € sind die 6.000 € nicht automatisch zusätzliche 6.000 € Leistung. Prüfen Sie, wie Vorrechnungen im gewählten Modus berücksichtigt werden.
Häufige Probleme
Ist der Abschlagstyp nicht verfügbar, prüfen Sie den Projekt- und Auftragsstatus. Die freie Neuanlage einer Rechnung ohne Projekt ist dafür nicht der passende Weg.
Stimmt die Abschlagsfolge nicht, kontrollieren Sie vorherige Rechnungen und Stornierungen. Ein Rechnungsbetrag und eine tatsächlich erhaltene Zahlung sind getrennte Angaben.
Bei einer Fehlermeldung lassen Sie bestehende Rechnungen unverändert und klären Sie zuerst die angezeigte Voraussetzung.
Der Ratgeber zu Abschlägen und Schlussrechnung erklärt die Zusammenhänge; Schlussrechnung erstellen beschreibt den späteren Abschluss.