Eine Abnahme mit Prüfpunkten und Ergebnis dokumentieren

Ein Abnahmeprotokoll hält den geprüften Zustand und das Ergebnis fest; offene Punkte dürfen nicht durch eine pauschale Erfolgsauswahl verschwinden.

Sie benötigen Zugriff auf das Projekt und die Abnahmefunktion sowie die tatsächlich beteiligten Personen.

In der Mobile-App

1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie „Abnahme“.
2. Wählen Sie „Neue Abnahme erstellen“.
3. Prüfen Sie Datum, Auftraggeber und Auftragnehmer.
4. Bearbeiten Sie die „Checkliste“ und ergänzen Sie bei Bedarf „Prüfpunkt hinzufügen“.
5. Kennzeichnen Sie Prüfpunkte als „OK“, „Mangel“ oder „Offen“.
6. Prüfen Sie vorhandene offene Mängel und ergänzen Sie Anmerkungen.
7. Erfassen Sie die vorgesehenen Unterschriften.
8. Wählen Sie „Protokoll erstellen“ und kontrollieren Sie das Ergebnis.

Wird die Abnahme tatsächlich verweigert, verwenden Sie den dafür vorgesehenen Ablauf „Abnahme verweigern“. Fehlende Unterschriften und offene Prüfpunkte lösen eigene Hinweise aus.

In der Web-App

1. Öffnen Sie „Projekte → gewünschtes Projekt → Baudokumentation → Abnahme“.
2. Wählen Sie „Abnahme durchführen“.
3. Prüfen Sie die angebotenen Angaben, verknüpften Mängel und das Ergebnis.
4. Speichern Sie den Vorgang und kontrollieren Sie das erzeugte Protokoll.

Ergebnis prüfen

Das Protokoll erscheint mit Datum, Art und Ergebnis. Mobile und Web verwenden teilweise unterschiedliche Bezeichnungen für eine Abnahme mit Mängeln; maßgeblich ist der gespeicherte Sachverhalt.

„Trotzdem speichern“ bei einem Hinweis bedeutet nicht automatisch, dass eine vollständig abgeschlossene erfolgreiche Abnahme vorliegt. Prüfen Sie den resultierenden Status.

Standort bei der mobilen Unterschrift

Beim Bestätigen der Unterschrift erfasst die Mobile-App einen GPS-Punkt mit Genauigkeit und Zeitpunkt. Für Auftraggeber und Auftragnehmer werden diese Angaben getrennt gespeichert. Erlauben Sie dafür den Standortzugriff und warten Sie auf die erfolgreiche Bestätigung, bevor Sie das Protokoll erstellen.

Im gespeicherten Protokoll sind die Angaben an der jeweiligen Unterschrift sichtbar, nach der Synchronisierung auch im Web für Personen mit Zugriff auf die Abnahme. Über den Standort können Sie den Punkt auf einer Karte öffnen.

Wird die Standortfreigabe verweigert oder ist keine Ortung möglich, wird die Unterschrift noch nicht bestätigt. Die Zeichnung bleibt erhalten; korrigieren Sie die Freigabe beziehungsweise den Empfang und versuchen Sie es erneut. Erfasst wird der Ort dieser Bestätigung, kein Bewegungsverlauf.

Häufige Probleme

Fehlt eine Unterschrift, klären Sie, ob sie noch einzuholen ist. Dokumentieren Sie eine tatsächliche Verweigerung sachlich.

Für eine Schlussrechnung kann der passende Abnahmestand erforderlich sein. Ändern Sie das Ergebnis nicht nur, um einen Rechnungsweg freizuschalten.

Die Mängelanleitung und Schlussrechnungsanleitung erklären die angrenzenden Abläufe.