Digitale Projektakte: Angebote, Dateien, Zeiten und Entscheidungen zusammenführen

Welche Informationen brauchen einen festen Platz?

Einen festen Platz brauchen Stamminformationen, kaufmännische Dokumente, Ausführungsunterlagen und Rückmeldungen von der Baustelle. Ein Angebot gehört zu den Dokumenten, ein aktueller Grundriss zu den Dateien und eine Ausführungsabweichung in den passenden Bericht oder Mangel.

Verwenden Sie wenige verständliche Bezeichnungen. Ein Dateiname mit Inhalt, Geschoss und Freigabedatum hilft mehr als ‚neu_final_2‘. Halten Sie frühere Versionen nachvollziehbar, wenn ihre Historie für den Auftrag wichtig ist.

Wie sieht eine brauchbare Ordnung aus?

Eine brauchbare Ordnung folgt den Aufgaben im Projekt: Einstieg, Termine, Kaufmännisches, Ausführung, Mengen, Zeiten, Kosten und Originale. In der Web-App von CraftOS entspricht jeder Bereich einem Reiter des Projekts.

Pflegen Sie jede Information an genau einer Stelle. Dann bleibt der Stand eindeutig, auch wenn mehrere Personen am Projekt arbeiten.

Wie halten Sie Entscheidungen verständlich fest?

Halten Sie fest, was entschieden wurde, wer zugestimmt hat und ab wann die Änderung gilt. Im Musterprojekt „Wohnung Lindenstraße“ wird nach der Besichtigung ein anderer Farbton vereinbart; die Information muss bei der Ausführung und in den Unterlagen ankommen.

Verknüpfen Sie die Entscheidung mit der betroffenen Leistung oder Unterlage, etwa in der Arbeitsanweisung. Entstehen daraus Mehrkosten, gehört die kaufmännische Abstimmung zusätzlich in den Dokumentablauf.

Kurze Abstimmungen mit dem Team laufen in der Mobile-App im „Projekt-Chat“. Übertragen Sie das Ergebnis danach in die Arbeitsanweisung, damit es auch ohne Chatverlauf auffindbar ist.

Wie verteilt sich der Zugriff?

Jede Person sieht die Projekte und Bereiche, die zu ihrer Rolle und Zuordnung passen. Mitarbeiter auf der Baustelle arbeiten mit den zugewiesenen Projekten und aktuellen Ausführungsunterlagen; den Reiter „Kalkulation“ sehen Personen mit Finanzfreigabe.

Fehlt eine Ansicht, prüfen Sie zuerst Rolle und Projektzuordnung. Dateien geben Sie gezielt frei: Die Sichtbarkeit „Nur intern“ hält sie im Betrieb, „Für Kunde“ zeigt sie dem Kunden. Die Teamfunktion unterstützt eine bewusst eingerichtete Verteilung.

Wie ist der Projektordner in CraftOS aufgebaut?

Ein Projekt in der Web-App von CraftOS hat die Reiter „Übersicht“, „Terminplanung“, „Dokumente“, „Arbeitsanweisungen“, „Baudokumentation“, „Aufmaß & Massen“, „Zeiten“, „Kalkulation“ und „Dateien“. Den Reiter „Kalkulation“ sehen nur Personen mit Finanzfreigabe.

Im Reiter „Dateien“ liegen Pläne, Fotos und Ordner; Aufnahmen aus einer Besichtigung mit der Mobile-App landen im Ordner „Besichtigung“. Die Mobile-App zeigt dem Team die Projektbereiche für die Arbeit vor Ort, abgestimmt auf die jeweilige Rolle.

Die Anleitung für Projektdateien und Ordner erläutert die Ablage; Bauphasen im Projekt anlegen beschreibt die Arbeitsabschnitte im Reiter „Terminplanung“. Wie eine Besichtigung abläuft, zeigt die Anleitung Besichtigung durchführen, den Chat erklärt Projekt-Chat und Nachrichten.

Wie bleibt die Akte nach einigen Wochen benutzbar?

Die Akte bleibt benutzbar, wenn eine verantwortliche Person neue Unterlagen kurz prüft und den aktuellen Stand kenntlich hält. Entscheidend sind Vollständigkeit, eindeutiger Projektbezug und verständliche Bezeichnungen.

Prüfen Sie bei Projektabschluss, ob offene Mängel, fehlende Berichte oder unklare Dokumentstände verbleiben. Ein abgeschlossener Status passt dann zum tatsächlichen Arbeitsstand.

Wie prüfen Sie, ob die Struktur auch für Vertretungen funktioniert?

Lassen Sie eine nicht beteiligte berechtigte Person drei Fragen beantworten: Was ist beauftragt, was ist zuletzt passiert und was muss als Nächstes geschehen? Gelingt das ohne lange Chatverläufe, trägt die Struktur.

Verbessern Sie sonst den konkreten Ablagepunkt. Eine aktuelle Arbeitsanweisung ist leicht zu finden, ein alter Entwurf ist als Entwurf erkennbar. Prüfen Sie auch, ob sich wichtige Dateien öffnen lassen und im richtigen Projekt liegen.

So unterstützt CraftOS

Die Projektverwaltung hält Auftrag, Termine, Dokumente, Zeiten und Dateien im Projekt zusammen. Die Arbeitsanweisungen erklären dem Team die Aufgabe, und die Baudokumentation sammelt Berichte, Mängel und Abnahmen.

So entsteht eine Akte, die den Auftrag erklärt und die nächste Handlung erleichtert, im Büro wie auf der Baustelle.