Eine digitale Projektakte ist mehr als ein Ordner mit Dateien. Sie verbindet Auftrag, Beteiligte, Termine, Ausführung und Abrechnung. Ihr Nutzen zeigt sich, wenn eine andere Person den Projektstand versteht, ohne zuerst sämtliche Nachrichten durchsuchen zu müssen.
Welche Informationen brauchen einen festen Platz?
Trennen Sie Stamminformationen, kaufmännische Dokumente, Ausführungsunterlagen und Rückmeldungen. Ein Angebot gehört zu den Dokumenten, ein aktueller Grundriss zu den Dateien und eine beobachtete Ausführungsabweichung in den passenden Bericht oder Mangelvorgang.
Verwenden Sie wenige verständliche Bezeichnungen. Ein Dateiname wie „Grundriss EG, Freigabe 2026-09-04“ hilft mehr als „neu_final_2“. Halten Sie frühere Versionen nachvollziehbar, wenn ihre Historie für den Auftrag relevant ist.
Wie sieht eine brauchbare Ordnung aus?
| Bereich | Beispielinhalt | Zweck |
|---|---|---|
| Übersicht | Kunde, Ort und verantwortliche Person. | Schneller Einstieg. |
| Dokumente | Angebot, Auftrag und Rechnungen. | Kaufmännischer Zusammenhang. |
| Planung | Phasen, Einsätze und Ressourcen. | Verbindlicher Arbeitsablauf. |
| Aufmaß | Räume und gemessene Mengen. | Mengen nachvollziehen. |
| Arbeitsanweisungen | Ausführung, Material und Hinweise. | Aufgabe vor Ort erklären. |
| Bauakte | Berichte, Mängel und Abnahmen. | Ausführung dokumentieren. |
| Dateien und Zeiten | Originale, Fotos und Arbeitsnachweise. | Prüfung und Weiterverarbeitung. |
Die konkrete Software kann diese Bereiche unterschiedlich darstellen. Entscheidend ist, dass dieselbe Information nicht an mehreren Stellen widersprüchlich gepflegt wird.
Wie halten Sie Entscheidungen verständlich fest?
Im Musterprojekt „Wohnung Lindenstraße“ wird nach der Besichtigung ein anderer Farbton vereinbart. Die Information muss bei der Ausführung und in den relevanten Unterlagen ankommen. Eine beiläufige Chatnachricht allein ist dafür leicht zu übersehen.
Halten Sie fest, was entschieden wurde, wer zugestimmt hat und ab wann die Änderung gilt. Verknüpfen Sie die Entscheidung mit der betroffenen Leistung oder Unterlage. Wenn daraus Mehrkosten entstehen, gehört die kaufmännische Abstimmung zusätzlich in den entsprechenden Dokumentablauf.
Wie verteilt sich der Zugriff?
Nicht jede Person braucht sämtliche Informationen. Mitarbeiter auf der Baustelle benötigen die zugewiesenen Projekte und aktuelle Ausführungsunterlagen. Finanzdaten und umfassende Kostenübersichten können anderen Rollen vorbehalten bleiben.
Prüfen Sie bei einer fehlenden Ansicht deshalb zuerst Rolle und Projektzuordnung. Das mehrfache Kopieren vertraulicher Unterlagen in allgemein sichtbare Ordner ist keine gute Lösung für ein Berechtigungsproblem. Die Teamfunktion unterstützt eine bewusst eingerichtete Verteilung.
Wie ist der Projektordner in CraftOS aufgebaut?
Die aktuelle Web-App gliedert ein Projekt in eigene Bereiche, darunter Übersicht, Planung, Dokumente, Aufmaß, Arbeitsanweisungen, Bauakte, Zeiten, Dateien und die finanzberechtigte Kostenansicht. So bleiben unterschiedliche Arbeitsaufgaben im gemeinsamen Projektzusammenhang.
Die Mobile-App zeigt passende Projektzugänge für die Arbeit vor Ort. Ihre Ansichten und Rechte sind auf die jeweilige Rolle abgestimmt. Eine Person mit reiner App-Lizenz sieht deshalb nicht automatisch die vollständige Web-Verwaltung.
Die Anleitung für Projektdateien und Ordner erläutert die Ablage; Projekt und Phasen anlegen beschreibt den Einstieg.
Wie bleibt die Akte nach einigen Wochen benutzbar?
Benennen Sie eine verantwortliche Person, die neue Unterlagen kurz prüft und den aktuellen Stand erkenntlich hält. Verschieben Sie nicht jede spontane Notiz sofort in einen komplizierten Unterordner. Entscheidend sind Vollständigkeit, eindeutiger Projektbezug und verständliche Bezeichnungen.
Prüfen Sie bei Projektabschluss, ob offene Mängel, fehlende Berichte oder unklare Dokumentstände verbleiben. Ein abgeschlossener Status sollte zum tatsächlichen Arbeitsstand passen.
Mit Projektverwaltung, Arbeitsanweisungen und Baudokumentation entsteht eine Akte, die den Auftrag erklärt und die nächste Handlung erleichtert.
Wie prüfen Sie, ob die Struktur auch für Vertretungen funktioniert?
Lassen Sie eine nicht unmittelbar beteiligte berechtigte Person drei Fragen beantworten: Was ist beauftragt, was ist zuletzt passiert und was muss als Nächstes geschehen? Wenn dafür lange Chatverläufe durchsucht werden müssen, fehlen wahrscheinlich strukturierte Angaben oder klare Bezeichnungen.
Verbessern Sie dann den konkreten Ablagepunkt. Eine aktuelle Arbeitsanweisung sollte leicht zu finden sein; ein alter Entwurf darf nicht versehentlich wie eine Freigabe wirken. Prüfen Sie auch den Zugriff auf wichtige Dateien. Ein sichtbarer Dateiname genügt nicht, wenn die Datei nicht geöffnet werden kann oder im falschen Projekt liegt.