Ordnerstruktur: Projektdateien in Ordnern ablegen und wiederfinden

Legen Sie Dateien im passenden Projekt und Ordner ab, damit berechtigte Personen sie ohne Suche finden. Pläne, Fotos und Dokumente bleiben so beim Auftrag.

Voraussetzungen

• Zugriff auf das Projekt in der Web-App oder Mobile-App.
• Eine Internetverbindung für das Hochladen.

Schritt für Schritt in der Web-App

Dateien ablegen

1. Öffnen Sie „Projekte“ und das betreffende Projekt.
2. Wechseln Sie zum Reiter „Dateien“.
3. Öffnen Sie den passenden Ordner.
4. Legen Sie bei Bedarf mit „Neuer Ordner“ und „Ordner erstellen“ einen Unterordner an.
5. Klicken Sie auf „Dateien hochladen“ und wählen Sie eine oder mehrere Dateien.
6. Ergänzen Sie bei Bedarf Titel und Notiz je Datei.
7. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist.

Alternativ ziehen Sie die Dateien direkt in den Bereich („Dateien hier ablegen“). Die Ordnerleiste zeigt dabei immer den aktuellen Ablageort.

Dateien finden und freigeben

1. Suchen Sie im Feld „Dateien in diesem Ordner suchen“ nach dem Namen.
2. Grenzen Sie die Liste mit den Filtern Dateityp, Analysestatus und Sichtbarkeit ein.
3. Öffnen Sie das Menü der Datei.
4. Wählen Sie „Für Kunde freigeben“ oder „Nur intern“.
5. Laden Sie die Datei bei Bedarf über „Herunterladen“ herunter.

Mit „Für Kunde freigeben“ kennzeichnen Sie Dateien, die für Ihren Kunden bestimmt sind. Die Sichtbarkeit filtern Sie mit „Nur intern“ oder „Für Kunde“.

Fotos und Aufnahmen einer Besichtigung liegen im Ordner „Besichtigung“; die Anleitung Besichtigung durchführen zeigt den Ablauf. Sind Dateien mit KI analysiert, erstellen Sie mit „Angebot aus diesen Daten erstellen“ einen Angebotsentwurf.

Schritt für Schritt in der Mobile-App

1. Öffnen Sie das Projekt.
2. Tippen Sie auf „Belege & Dateien“.
3. Wählen Sie den Reiter „Dateien“ oder „Fotos“.
4. Tippen Sie auf „Foto aufnehmen“ oder „Aus Galerie wählen“.
5. Prüfen Sie den Uploadstatus des neuen Fotos.

Unter „Dateien“ öffnen Sie die Ordner des Projekts mit derselben Struktur wie im Web. Fotos laden Sie mit Internetverbindung hoch; die Offline-Hilfe erklärt den Status.

Ergebnis prüfen

Die Datei steht im richtigen Projekt und Ordner und lässt sich öffnen. Freigegebene Dateien tragen den Hinweis „Für Kunde“.

Verwenden Sie aussagekräftige Namen, zum Beispiel Grundriss EG mit Freigabedatum, statt mehrerer gleichlautender Dateien mit dem Zusatz final.

Häufige Probleme

Warum finde ich eine hochgeladene Datei nicht?

Prüfen Sie Ordner, Suchbegriff und Filter. Bei „Keine Dateien gefunden“ setzen Sie die Auswahl mit „Filter zurücksetzen“ zurück; wiederholen Sie einen Upload erst, wenn kein Vorgang mehr läuft.

Was mache ich, wenn ein Upload fehlschlägt?

Der Upload-Dialog nennt den Grund. Mit „Fehlgeschlagene erneut hochladen“ starten Sie die betroffenen Dateien noch einmal; ist der Speicher Ihres Betriebs voll, gibt die Meldung den nächsten Schritt an.

Wo liegen Originalbelege von Eingangsrechnungen?

Belege verwalten Sie in der Buchhaltung beziehungsweise in der Mobile-App unter „Belege“. Sie folgen einem eigenen Nachweisablauf; die Beleganleitung erklärt ihn.

Der Ratgeber Digitale Projektakte erklärt eine schlanke Ordnung; die Projektverwaltung verbindet die Ablage mit Dokumenten und Aufgaben.