Kunden ins Kundenportal einladen und den Zugang verwalten

Die Einladung ins Kundenportal und den Portal-Zugang Ihres Kunden verwalten Sie beim Kunden in der Web-App. Angebote und Rechnungen erhält Ihr Kunde per E-Mail.

Voraussetzungen

• Sie arbeiten in der Web-App mit einer Voll-Lizenz (Admin oder Büro) und haben Zugriff auf den Kunden.
• Beim Kunden ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt; an diese Adresse geht die Einladung.
• Ihr Kunde braucht einen Browser und sein E-Mail-Postfach, ein eigenes CraftOS-Konto ist nicht nötig.

Schritt für Schritt in der Web-App

1. Öffnen Sie „Kunden“ und wählen Sie den Kunden aus.
2. Suchen Sie auf der Kundenseite die Karte „Kundenportal“.
3. Klicken Sie „Zum Kundenportal einladen“.
4. Prüfen Sie im Dialog die „Empfänger-E-Mail“.
5. Klicken Sie „Einladung senden“.

So meldet sich Ihr Kunde an

Ihr Kunde öffnet den Link aus der Einladungs-E-Mail, gibt seine E-Mail-Adresse ein und fordert mit „Anmeldecode senden“ einen Code an. Den Code trägt er unter „Code aus der E-Mail“ ein und klickt „Bestätigen“. Danach öffnet sich das Portal mit der Seite „Ihre Unterlagen“. Angebote und Rechnungen öffnet Ihr Kunde über Ihre E-Mails: das Angebot über den persönlichen Link, die Rechnung als PDF-Anhang.

Ergebnis prüfen

Die Karte „Kundenportal“ zeigt den Stand der Einladung:

• „Noch nicht eingeladen“: Der Kunde hat noch keine Einladung erhalten.
• „Eingeladen“: Die Einladung ist versendet; die Karte nennt das Datum, bis zu dem sie gilt.
• „Aktiv“: Ihr Kunde hat die Einladung angenommen und kann sich anmelden.
• „Einladung abgelaufen“: Senden Sie mit „Erneut einladen“ eine neue Einladung.
• „Zugang entzogen“: Ihr Kunde meldet sich erst nach einer neuen Einladung wieder an.

Angebote und Rechnungen senden Sie Ihrem Kunden per E-Mail: Ein Angebot öffnet er über den persönlichen Link in der Angebotsmail und unterschreibt es online, eine Rechnung erhält er als PDF. Rechnungen begleicht der Kunde per Überweisung auf das Konto, das auf dem Rechnungs-PDF steht.

Häufige Probleme

Was tun, wenn beim Kunden keine E-Mail-Adresse steht?

Hinterlegen Sie zuerst eine E-Mail-Adresse im Kundenstamm. Danach ist „Zum Kundenportal einladen“ bereit, und die Einladung geht an diese Adresse.

Was passiert mit dem alten Link, wenn ich erneut einlade?

Eine neue Einladung löst die ältere ab. Ihr Kunde nutzt den Link aus der neuesten E-Mail; er gilt wieder 14 Tage.

Wie entziehe ich einem Kunden den Zugang?

Klicken Sie auf der Karte „Kundenportal“ „Zugang entziehen“ und bestätigen Sie mit „Zugang jetzt entziehen“. Bereits erteilte Freigaben bleiben als Nachweis erhalten; eine neue Einladung gibt den Zugang wieder frei.

Wie bezahlen Kunden Ihre Rechnungen?

Per Überweisung auf das Konto, das auf dem Rechnungs-PDF steht. Den Zahlungseingang erfassen Sie wie gewohnt in der Web-App, zum Beispiel über den Abgleich der Bankumsätze.