Ein Angebot online unterschreiben lassen

Mit der Online-Unterschrift nimmt Ihr Kunde ein Angebot direkt im Browser an. CraftOS speichert dazu einen Nachweis mit unterschriebenem PDF und Prüfwert.

Voraussetzungen

• Sie arbeiten in der Web-App mit einer Voll-Lizenz (Admin oder Büro) und dürfen Angebote bearbeiten und senden.
• Das Angebot ist fertig und beim Kunden ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt.
• Ihr Kunde braucht nur den Link aus der E-Mail, ein Konto ist nicht nötig.

Schritt für Schritt in der Web-App

1. Öffnen Sie das fertige Angebot.
2. Klicken Sie „Senden“.
3. Prüfen Sie „Empfänger *“, „Betreff *“ und „Nachricht *“.
4. Prüfen Sie den Hinweis „Das bekommt der Kunde:“ mit PDF-Anhang und Link zum Online-Unterschreiben.
5. Klicken Sie „E-Mail senden“.
6. Verfolgen Sie in der Angebotsansicht unter „Online-Unterschrift“ den Stand.

So unterschreibt Ihr Kunde

Ihr Kunde öffnet den Link aus der E-Mail, liest das Angebot als PDF und wählt „Angebot annehmen und unterschreiben“. Er trägt „Vor- und Nachname“ ein, unterschreibt im Feld „Unterschrift“ und ergänzt bei Bedarf einen Kommentar. Den Standort sendet er nur mit, wenn er „Standort mitsenden“ wählt. Alternativ wählt er „Angebot ablehnen“, nennt bei Bedarf einen Grund und klickt „Ablehnung senden“.

Schritt für Schritt in der Mobile-App

Vor Ort unterschreibt Ihr Kunde direkt auf dem Handy.

1. Öffnen Sie das Projekt und tippen Sie die Kachel „Unterschrift“.
2. Wählen Sie unter „Dokument wählen“ das Angebot aus.
3. Prüfen Sie mit Ihrem Kunden Positionen und „Gesamtbetrag“.
4. Tippen Sie „Jetzt unterschreiben“ und lassen Sie Ihren Kunden im Querformat unterschreiben.
5. Tippen Sie „Bestätigen“.

Ergebnis prüfen

In der Angebotsansicht zeigt „Online-Unterschrift“ den aktuellen Stand:

• „wartet auf Unterschrift“ mit dem Datum, bis zu dem der Link gilt.
• „vom Kunden geöffnet“, sobald Ihr Kunde den Link aufgerufen hat.
• „Digital unterschrieben“ mit Name, Zeitpunkt, „IP-Adresse“, „Gerät“ und „Prüfwert PDF“.

Über „Unterschriebene PDF“ öffnen Sie das unterschriebene Angebot, über „Versandte Fassung“ das ursprünglich versandte PDF. Ein angenommenes Angebot übernehmen Sie danach in die Rechnung.

Häufige Probleme

Wie lange gilt der Link zur Unterschrift?

30 Tage ab dem Versand. Ist der Link abgelaufen, senden Sie das Angebot mit „Erneut senden“ noch einmal; Ihr Kunde erhält dann einen neuen Link.

Was tun, wenn ich das Angebot nach dem Versand ändere?

Senden Sie die geänderte Fassung mit „Neue Fassung senden“. Der ältere Link ist damit abgelöst, und Ihr Kunde unterschreibt die aktuelle Fassung über den Link aus der neuesten E-Mail.

Wie gebe ich den Link ohne neue E-Mail weiter?

Klicken Sie unter „Online-Unterschrift“ „Link kopieren“ und geben Sie den Link auf einem sicheren Weg an Ihren Kunden weiter.

Wo sieht mein Kunde das Angebot noch einmal?

Über den persönlichen Link in Ihrer Angebotsmail, solange der Link gilt. Das Angebot liegt der E-Mail außerdem als PDF bei.