Ein sauber angelegter Kunde verhindert spätere Fehler in Angebot und Rechnung; prüfen Sie vor dem Anlegen, ob der Datensatz bereits existiert.
Sie benötigen eine Admin- oder Büro-Lizenz mit Zugriff auf die Kundenverwaltung.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie in der Web-App „Kunden“.
- Suchen Sie nach Name oder bekannten Kontaktdaten des Kunden.
- Ist kein passender Datensatz vorhanden, wählen Sie „Neuer Kunde“.
- Erfassen Sie den Kunden mit der vollständigen vorgesehenen Bezeichnung.
- Ergänzen Sie Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer in den zugehörigen Feldern.
- Tragen Sie verfügbare Kontaktangaben so ein, dass eine Person nicht mit dem eigentlichen Rechnungsempfänger verwechselt wird.
- Speichern Sie und öffnen Sie den Kundendatensatz zur Kontrolle.
Eine Hausverwaltung, ein Ansprechpartner und der Eigentümer können unterschiedliche Beteiligte sein. Verwenden Sie im Kundenstamm den tatsächlichen Vertragspartner und pflegen Sie die Kontaktinformationen entsprechend dem Vorgang.
Beispiel und Ergebnis
Für „Linden Immobilien GmbH“ wird die Firmenanschrift als Rechnungsanschrift erfasst. „Wohnung Lindenstraße“ ist das Projekt und kann eine andere Ausführungsadresse haben. Der Name der zuständigen Kontaktperson ersetzt nicht die Firmenbezeichnung.
Nach dem Speichern steht der Kunde bei der Anlage von Projekten und Dokumenten zur Auswahl. Prüfen Sie im ersten Angebot, ob die Anschrift richtig übernommen wurde.
Häufige Probleme
Wird die E-Mail-Adresse abgelehnt, kontrollieren Sie Leerzeichen und Schreibweise. Entstehen ähnliche Kundennamen, vergleichen Sie Anschrift und bestehende Dokumente, bevor Sie einen weiteren Datensatz anlegen.
Ein fehlender Kunde in einer anderen Ansicht kann auch mit Rolle, Suchfilter oder noch nicht aktualisierten Daten zusammenhängen. Legen Sie ihn nicht sofort ein zweites Mal an.
Die Projektverwaltung verbindet den Kunden anschließend mit dem Auftrag; die Hilfe zur Projektanlage beschreibt diesen nächsten Schritt.