Kundenverwaltung: Kunden und Ansprechpartner anlegen

Voraussetzungen

• Voll-Lizenz (Admin oder Büro) mit Zugriff auf „Kunden“.
• In der Mobile-App erscheint der Tab „Kunden“ bei einer Voll-Lizenz.
• Für die Einladung ins Kundenportal eine E-Mail-Adresse des Kunden.

Schritt für Schritt in der Web-App

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste „Kunden“.
2. Suchen Sie nach dem Namen des Kunden, um einen vorhandenen Eintrag zu finden.
3. Klicken Sie auf „Neuer Kunde“.
4. Tragen Sie unter „Name“ den Vertragspartner und bei Firmenkunden die „Firma“ ein.
5. Ergänzen Sie Anschrift, „E-Mail“ und „Telefon“.
6. Tragen Sie unter „E-Mail Rechnung“ die Adresse ein, an die Rechnungen gehen sollen.
7. Klicken Sie auf „Kunde erstellen“.

Ansprechpartner ergänzen Sie, sobald der Kunde gespeichert ist:

1. Öffnen Sie den Kunden aus der Kundenliste.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Ansprechpartner“ auf die Schaltfläche „Ansprechpartner“ mit dem Pluszeichen.
3. Tragen Sie im Dialog „Ansprechpartner hinzufügen“ Name, „Funktion“, Telefon und E-Mail ein.
4. Schalten Sie „Erhält Rechnungen“ oder „Erhält Angebote“ ein, wenn die Person diese Dokumente bekommt.
5. Speichern Sie den Ansprechpartner.

Ins Kundenportal laden Sie den Kunden auf seiner Kundenseite in der Karte „Kundenportal“ mit „Zum Kundenportal einladen“ ein. Die Anleitung Kunden ins Kundenportal einladen beschreibt den Ablauf.

Schritt für Schritt in der Mobile-App

1. Tippen Sie auf den Tab „Kunden“.
2. Tippen Sie auf „Neuen Kunden anlegen“.
3. Tragen Sie Name, Firma, Kontaktdaten und Adresse ein.
4. Tippen Sie auf „Kunde anlegen“.

Ergebnis prüfen

Der Kunde steht in der Kundenliste und steht bei neuen Projekten und Dokumenten zur Auswahl. Ein Ansprechpartner mit „Hauptansprechpartner“ trägt dieses Kennzeichen in der Liste. Prüfen Sie im ersten Angebotsentwurf, ob Name und Anschrift richtig übernommen sind.

Häufige Probleme

Wann lege ich einen Ansprechpartner statt eines Kunden an?

Der Kunde ist Ihr Vertragspartner, an den Angebote und Rechnungen gehen, zum Beispiel die Linden Immobilien GmbH. Die Hausverwalterin oder der Eigentümer vor Ort sind Ansprechpartner dieses Kunden.

Wo füge ich bei einem neuen Kunden Ansprechpartner hinzu?

Ansprechpartner gehören zum gespeicherten Kunden. Klicken Sie zuerst auf „Kunde erstellen“ und öffnen Sie danach die Kundenseite oder „Kunde bearbeiten“, um sie hinzuzufügen.

Was brauche ich für die Einladung ins Kundenportal?

Der Kunde braucht eine E-Mail-Adresse im Kundenstamm. Tragen Sie sie unter „Kunde bearbeiten“ im Feld „E-Mail“ ein und laden Sie den Kunden danach ein.

Was tun bei zwei ähnlichen Kundennamen?

Vergleichen Sie Anschrift, Projekte und Dokumente beider Einträge und arbeiten Sie mit dem passenden weiter. Die Projektanlage verbindet den Kunden anschließend mit dem Auftrag.