Handwerkersoftware wechseln: Daten, offene Aufträge und Zuständigkeiten vorbereiten

Welche Daten müssen wirklich aktiv übernommen werden?

Aktiv übernehmen müssen Sie vor allem aktuelle Kunden, verwendete Artikel und Leistungen sowie laufende Projekte. Abgeschlossene Projekte brauchen Sie nicht als aktive Projekte neu anzulegen, solange ihre Unterlagen geordnet zugänglich bleiben.

Bewahren Sie die Originaldateien auf. Eine importierte Kundenliste ersetzt kein vollständiges Archiv alter Rechnungen oder Verträge.

Wie legen Sie einen sinnvollen Stichtag fest?

Wählen Sie einen Tag, ab dem neue Aufträge eindeutig im neuen System beginnen, und entscheiden Sie für jedes laufende Projekt ausdrücklich: im bisherigen System abschließen oder mit dokumentiertem Stand übernehmen.

Ein Beispiel: Neue Angebote entstehen ab 1. Oktober in CraftOS. Zwei fast abgeschlossene Baustellen laufen bis zur Schlussrechnung im bisherigen Ablauf weiter.

Ein langfristiges Projekt übernehmen Sie mit geordneten Dokumenten, Zahlungsständen und klaren Zuständigkeiten. So schreibt niemand denselben Auftrag in zwei Systemen unabhängig fort.

Wie verhindern Sie Fehler bei Rechnungsnummern und offenen Posten?

Prüfen Sie die Nummernkreise vor der ersten endgültigen Rechnung und gleichen Sie offene Beträge mit den tatsächlichen Rechnungen, Zahlungen und Korrekturen ab. Übernehmen Sie Zahlungsstände nie aus dem Gedächtnis.

Stimmen Sie Nummernbereiche und den Umgang mit historischen Dokumenten intern ab. Kennzeichnen Sie außerdem, welches System für einen historischen Vorgang führend bleibt.

Was gehört in den Pilotdurchlauf?

In den Pilotdurchlauf gehören die Grundeinstellungen, die Datenübernahme und ein begrenzter Auftrag von Angebot über Planung und mobile Rückmeldung bis zu Rechnung und Export. Testen Sie mit mindestens einer Person aus dem Büro und einer von der Baustelle.

1. Richten Sie Firmendaten, Bankverbindung, steuerliche Einstellungen und Rollen ein.
2. Übernehmen Sie Kunden, Projekte und Stammdaten aus Ihrem bisherigen Datenbestand.
3. Lesen Sie Lieferantenkataloge und Leistungsverzeichnisse über die Fachimporte ein.
4. Legen Sie einen Musterkunden und einen begrenzten Auftrag an.
5. Spielen Sie Angebot, Planung, mobile Rückmeldung, Rechnung und Export durch.

Der Inhaber sieht oft mehr als ein Teammitglied; ein Test nur mit dem Admin-Konto genügt deshalb nicht. Die Hilfe zum Firmenprofil und zu Rollen und Zugriffsrechten unterstützt die Vorbereitung.

So übernehmen Sie Daten in CraftOS

In der Web-App öffnen Sie unter „Einstellungen“ den Punkt „Daten importieren mit KI“; dafür brauchen Sie die Rolle Admin oder Büro-Leitung. Sie geben den „Name des bisherigen Datenbestands“ und optional die „Bisherige Software (optional)“ an und wählen Ihre Dateien.

Eingelesen werden CSV, TSV, TXT, XLSX, flaches JSON oder XML und vCard, bis 10 MiB je Datei und 30 MiB zusammen. Mit „Kostenlos mit KI zuordnen“ erhalten Sie Vorschläge für die Spalten; dafür werden nur Spaltenüberschriften übertragen.

Unter „Spaltenzuordnung und Vorschau“ prüfen Sie die Zuordnung und entscheiden bei Dubletten zwischen „Neu anlegen“, „Überspringen“ und „Vorhandenen Datensatz ändern“. Danach wählen Sie „Import starten“; eine Übernahme nehmen Sie bei Bedarf über „Rücknahme prüfen“ zurück.

Kataloge Ihres Großhändlers lesen Sie unter „Stammdaten“ mit „DATANORM importieren“ ein, in den Versionen DATANORM 4 und DATANORM 5. Leistungsverzeichnisse übernehmen Sie im Angebot mit „GAEB importieren“ als X83-Datei.

Die Anleitungen Daten importieren und DATANORM-Katalog importieren zeigen die Schritte; einen Überblick gibt die Funktion Datenübernahme.

Welche Aufgaben brauchen eine verantwortliche Person?

Benennen Sie je eine verantwortliche Person für Datenbereinigung, kaufmännischen Abgleich und Fragen aus dem Team. In einem kleinen Betrieb kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen; wichtig ist, dass keine Rückfrage zwischen den Zuständigkeiten liegen bleibt.

Führen Sie eine kurze Liste offener Punkte mit betroffenem Ablauf, beobachtetem Problem, zuständiger Person und gewünschter Entscheidung. Eine Sammlung von Screenshots ohne Zusammenhang hilft dagegen wenig.

Wie gestalten Sie die ersten Wochen?

Beschränken Sie die Einführung auf die vereinbarten Kernabläufe und sammeln Sie Rückmeldungen an konkreten Aufträgen. Ein fester kurzer Termin für Verbesserungen wirkt besser als spontane Änderungen während der Erfassung.

Prüfen Sie nach dem ersten Abrechnungslauf Belegvollständigkeit, Rechnungsstände und Exporte. Erst wenn diese Verbindung stabil funktioniert, lohnt sich die Ausweitung auf Lager oder umfangreiche Auswertungen.

Die Projektverwaltung gibt laufenden Informationen einen gemeinsamen Ort. Mit passenden Teamrollen erhält jede Person den Zugriff, den ihre Aufgabe braucht.

Was tun Sie, wenn der Pilot einen wichtigen Fehler zeigt?

Halten Sie den betroffenen Vorgang mit Ausgangsdaten und erwartetem Ergebnis fest und stoppen Sie die Umstellung dieses einen Ablaufs, bis die Ursache geklärt ist. Unabhängige Bereiche prüfen Sie weiter.

Entscheiden Sie ausdrücklich, welches System für den laufenden Auftrag führt. Korrigieren Sie nicht spontan in beiden Systemen, sonst kennt danach niemand den gültigen Stand.

Wiederholen Sie nach der Behebung denselben Pilotfall und prüfen Sie zusätzlich die Übergabe an Rechnung oder Export. Erst ein zusammenhängend bestandener Ablauf ist eine belastbare Grundlage für die Einführung.