Ein Softwarewechsel gelingt leichter, wenn Sie ihn als Umstellung von Arbeitsabläufen planen. Datenübernahme ist nur ein Teil davon. Ebenso wichtig sind offene Rechnungen, laufende Projekte, Rollen und die Frage, ab welchem Zeitpunkt das Team mit dem neuen System arbeitet.
Welche Daten müssen wirklich aktiv übernommen werden?
Trennen Sie Stammdaten, laufende Vorgänge und historische Unterlagen. Aktuelle Kunden und verwendete Artikel benötigen Sie meist im neuen Arbeitsalltag. Abgeschlossene Projekte müssen dagegen nicht zwingend als aktive Projekte neu angelegt werden, solange die benötigten Unterlagen geordnet zugänglich bleiben.
| Datenbereich | Vor dem Wechsel prüfen |
|---|---|
| Kunden | Dubletten, Anschriften und Ansprechpartner. |
| Artikel und Leistungen | Einheiten, Preise und veraltete Vorlagen. |
| Laufende Projekte | Verantwortliche, offene Aufgaben und Dokumentstand. |
| Rechnungen | Nummern, Zahlungsstände und Korrekturen. |
| Historische Unterlagen | Lesbarkeit, Vollständigkeit und Zugriff. |
Bewahren Sie Originaldateien. Eine erfolgreich importierte Kundenliste ersetzt kein vollständiges Archiv alter Rechnungen oder vertraglicher Unterlagen.
Wie legen Sie einen sinnvollen Stichtag fest?
Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem neue Aufträge eindeutig im neuen System beginnen. Für laufende Projekte treffen Sie eine ausdrückliche Entscheidung: im bisherigen System abschließen oder mit dokumentiertem Stand übernehmen.
Ein Beispiel: Neue Angebote ab 1. Oktober entstehen in CraftOS. Zwei fast abgeschlossene Baustellen bleiben bis zur Schlussrechnung im bisherigen Ablauf. Ein langfristiges Projekt wird mit geordneten bisherigen Dokumenten, Zahlungsständen und klaren Zuständigkeiten übernommen. So vermeiden Sie, dass derselbe Auftrag in beiden Systemen unabhängig fortgeschrieben wird.
Wie verhindern Sie Fehler bei Rechnungsnummern und offenen Posten?
Prüfen Sie die Nummernkreise vor der ersten endgültigen Rechnung. Stimmen Sie festgelegte Nummernbereiche und den Umgang mit historischen Dokumenten intern ab. Eine doppelte Nummer oder ein unklarer Dokumentursprung ist später aufwendiger zu erklären als eine sorgfältige Vorbereitung.
Übernehmen Sie Zahlungsstände nicht aus dem Gedächtnis. Vergleichen Sie offene Beträge mit den tatsächlich vorhandenen Rechnungen, Zahlungen und Korrekturen. Kennzeichnen Sie, welches System für einen historischen Vorgang führend bleibt.
Was gehört in den Pilotdurchlauf?
Richten Sie zuerst Firmendaten, Bankverbindung, steuerliche Einstellungen und Rollen ein. Legen Sie danach einen Musterkunden und einen begrenzten Auftrag an. Durchlaufen Sie Angebot, Planung, mobile Rückmeldung, Rechnung und den benötigten Export.
Prüfen Sie den Ablauf mit mindestens einer Person aus dem Büro und einer Person von der Baustelle, wenn Ihr Betrieb diese Rollen hat. Der Inhaber sieht häufig mehr als ein Teammitglied; deshalb reicht ein Test mit dem Administratorkonto nicht aus.
Die Hilfe zum Firmenprofil und zur Rolleneinstellung unterstützt die Vorbereitung.
Welche Aufgaben brauchen eine verantwortliche Person?
Benennen Sie jemanden für Datenbereinigung, jemanden für den kaufmännischen Abgleich und jemanden für Fragen des Teams. In einem kleinen Betrieb kann dieselbe Person mehrere Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, dass Rückfragen nicht zwischen Zuständigkeiten liegen bleiben.
Führen Sie eine kurze Liste offener Punkte: betroffener Ablauf, beobachtetes Problem, zuständige Person und gewünschte Entscheidung. Vermeiden Sie eine unstrukturierte Sammlung von Screenshots ohne Zusammenhang.
Wie gestalten Sie die ersten Wochen?
Begrenzen Sie die Einführung auf die vereinbarten Kernabläufe. Sammeln Sie Rückmeldungen nach konkreten Aufträgen und verbessern Sie Vorlagen schrittweise. Ein fester kurzer Termin ist wirksamer als ständige spontane Änderungen während der Erfassung.
Prüfen Sie nach dem ersten Abrechnungslauf Belegvollständigkeit, Rechnungsstände und Exporte. Erst wenn diese Verbindung stabil funktioniert, lohnt sich die Ausweitung auf weitere Bereiche wie Lager oder umfangreiche Auswertungen.
Die Projektverwaltung gibt laufenden Informationen einen gemeinsamen Ort. Mit Teamrollen und überprüften Angebotsvorlagen schaffen Sie einen Einstieg, der zum Betrieb passt und historische Unterlagen nachvollziehbar erhält.
Was tun Sie, wenn der Pilot einen wichtigen Fehler zeigt?
Halten Sie den betroffenen Vorgang mit Ausgangsdaten und erwartetem Ergebnis fest. Begrenzen Sie zunächst die weitere Umstellung dieses Ablaufs und klären Sie die Ursache. Andere unabhängig funktionierende Bereiche können weiter geprüft werden.
Entscheiden Sie ausdrücklich, welches System für den laufenden Auftrag führend bleibt. Vermeiden Sie eine spontane Teilkorrektur in beiden Systemen, bei der danach niemand den gültigen Stand kennt. Nach der Behebung wiederholen Sie denselben Pilotfall und prüfen zusätzlich seine Übergabe an Rechnung oder Export. Erst ein zusammenhängend bestandener Ablauf ist eine belastbare Grundlage für die Einführung.