Richten Sie die Unternehmensdaten vor dem ersten endgültigen Dokument ein, damit Anschrift und Rechnungsgrundlagen konsistent übernommen werden.
Sie benötigen einen administrativen Zugang in der Web-App. Büro-Nutzer können Einstellungen je nach Freigabe sehen, aber nicht sämtliche Systemeinstellungen ändern.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie „Einstellungen → Firmendaten“.
- Tragen Sie die vollständige Firmenbezeichnung und Anschrift ein und prüfen Sie die Kontaktdaten.
- Speichern Sie die Änderungen und kontrollieren Sie die angezeigten Werte erneut.
- Öffnen Sie „Einstellungen → Bankverbindung“ und ergänzen Sie die für Rechnungen vorgesehene Bankverbindung.
- Prüfen Sie unter „Steuern & MwSt“ die zum Betrieb passende steuerliche Konfiguration.
- Kontrollieren Sie unter „Nummernkreise“ die vorgesehenen Dokumentnummern.
- Öffnen Sie „Briefpapier gestalten“ und prüfen Sie die Darstellung mit einem Beispieldokument.
Firmendaten, Bankverbindung und steuerliche Einstellungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein vollständig ausgefülltes Firmenprofil bedeutet nicht, dass automatisch jeder Steuerfall richtig konfiguriert ist.
Ergebnis prüfen
Erstellen Sie einen Angebotsentwurf und öffnen Sie die Vorschau. Vergleichen Sie Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls Bankangaben mit Ihren verlässlichen Unterlagen. Prüfen Sie dabei auch, ob lange Namen oder Adressen lesbar dargestellt werden.
Verwenden Sie im Test nur passende Beispieldaten. Fertigen Sie keine echte Rechnung lediglich zur Prüfung des Briefpapiers aus, wenn ein Entwurf genügt.
Häufige Probleme
Sind Felder nicht bearbeitbar, prüfen Sie die Rolle; fehlende Rechte werden nicht durch eine andere Bildschirmgröße behoben. Fehlt eine Angabe im Dokument, kontrollieren Sie sowohl das zugrunde liegende Einstellungsfeld als auch die gewählte Vorlage.
Bei unklarer steuerlicher Behandlung klären Sie die Konfiguration vor der ersten Rechnung. Bestehende fertige Dokumente dürfen nach einer Einstellungsänderung nicht als frei überschreibbare Entwürfe behandelt werden.
Weiter geht es mit Angebotsentwurf anlegen und den Rechnungsfunktionen.