Die beste Handwerkersoftware auswählen: mit einem echten Auftrag statt einer Funktionsliste

Welches Problem soll zuerst gelöst werden?

Beginnen Sie mit den drei häufigsten Reibungspunkten in Ihrem Betrieb, beschrieben als konkreter Ablauf mit Zeitverlust. Das können mehrfach abgetippte Angebote, fehlende Materialbelege am Monatsende oder eine Einsatzplanung sein, die an einer einzigen Person hängt.

Ein allgemeiner Wunsch, digitaler zu werden, ist als Auswahlkriterium zu ungenau. Testbar ist dagegen eine Aufgabe wie diese: Eine erfasste Baustellenzeit erscheint im richtigen Projekt und im Büro. Gewichten Sie solche Aufgaben stärker als Funktionen, die Sie selten brauchen.

Wie bauen Sie einen brauchbaren Testauftrag?

Nehmen Sie einen kleinen, abgeschlossenen Auftrag ohne vertrauliche Kundendaten und spielen Sie ihn der Reihe nach durch. Zum fiktiven Projekt Wohnung Lindenstraße gehören ein Kunde, ein Raumaufmaß, drei Angebotspositionen, ein Einsatz, zwei Zeiteinträge, ein Materialbeleg und eine Rechnung.

Ändern Sie unterwegs eine Angebotsmenge und prüfen Sie die Wirkung auf Kalkulation und Dokument. Soll ein Mitarbeiter nur seinen Auftrag sehen, melden Sie sich genau mit dieser Rolle an.

Welche Fragen sollte das Team beantworten?

Büro und Baustelle testen getrennt: Das Büro prüft Dokumente, Planung und finanzielle Übersicht, die Mitarbeiter vor Ort prüfen, ob sie ihre Aufgaben mit wenigen klaren Schritten erreichen. Notieren Sie dabei konkrete Hindernisse statt allgemeiner Eindrücke.

Ein Urteil wie unübersichtlich wird erst verwertbar, wenn dahinter steht, was gefehlt hat, etwa die Arbeitsanweisung zum eigenen Einsatz. Beobachten Sie außerdem, welche Hilfe nötig war: Eine Einführung ist normal, täglich dieselbe Rückfrage ist ein Warnsignal.

Wie vergleichen Sie Kosten fair?

Rechnen Sie den vollständigen Monatsbedarf für Ihr ganzes Team: Personen, Lizenzarten, Zusatzfunktionen und Speicher. Ein niedriger Einstiegspreis sagt nichts darüber, was Ihr Betrieb tatsächlich braucht.

CraftOS kennt zwei Lizenzen. Die Voll-Lizenz (Admin oder Büro) umfasst Web-App und Mobile-App für dieselbe Person; die App-Lizenz ist für Mitarbeitende auf der Baustelle gedacht, die mit der Mobile-App arbeiten.

Aktuelle Beträge stehen auf der Preisseite. Vergleichen Sie Anbieter mit demselben Personalumfang und demselben Zeitraum.

Welche Daten- und Wechselthemen gehören in den Test?

Prüfen Sie vor der Entscheidung, wie Kunden, Projekte, Artikel und bestehende Unterlagen in die neue Software kommen und wie Sie wichtige Dokumente wieder herausbekommen. Testen Sie beides mit Daten, die Ihren Alltag abbilden, nicht mit einer leeren Beispieldatei.

Nicht jede historische Datei muss zu einem aktiven Arbeitsablauf werden. Für abgeschlossene Vorgänge ist ein lesbares Archiv oft die bessere Wahl.

In CraftOS übernehmen Sie Kunden, Projekte und Stammdaten unter „Daten importieren mit KI“. Die Zuordnung der Spalten prüfen Sie in einer Vorschau, und eine Übernahme lässt sich mit „Rücknahme prüfen“ wieder zurücknehmen. Die Anleitung Daten importieren zeigt den Ablauf.

Wie treffen Sie die Entscheidung?

Bewerten Sie jede wichtige Aufgabe mit einer von drei Stufen und notieren Sie den beobachteten Grund. Ein wesentliches Hindernis wiegt schwerer als viele kleine Pluspunkte.

• funktioniert
• funktioniert mit vertretbarem Aufwand
• blockiert

Legen Sie danach einen realistischen Einführungsumfang fest: zuerst ein durchgängiger Auftrag, dann die Erweiterung. Die Projektverwaltung, Angebote und Zeiterfassung bilden einen sinnvollen gemeinsamen Testablauf.

Wie halten Sie das Testergebnis vergleichbar fest?

Notieren Sie je Aufgabe die nötigen Schritte, die Rückfragen und das überprüfbare Ergebnis. Messen Sie die Bearbeitungszeit erst nach einer kurzen Einarbeitung, damit ungewohnte erste Klicks den Vergleich nicht verzerren.

Verwenden Sie für jeden Kandidaten denselben Musterauftrag und lassen Sie die Person testen, die die Aufgabe später erledigt. Am Ende zählt, ob die wichtigen Übergaben funktionieren und Ihr Betrieb den Ablauf ohne Sonderregeln versteht.

So unterstützt CraftOS

Sie testen CraftOS 10 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten mit Ihrem eigenen Musterauftrag. Büro und Bauleitung arbeiten in der Web-App, das Team auf der Baustelle in der Mobile-App; der Ratgeber Web-App und Baustellen-App erklärt die Aufteilung.

Für die Umstellung hilft der Ratgeber zum Softwarewechsel.

Anbieter und Kriterien im Vergleich: Handwerkersoftware für kleine Betriebe.