Eine lange Funktionsliste sagt wenig darüber aus, ob eine Software Ihren Betrieb entlastet. Entscheidend ist, ob ein Auftrag verständlich von der Anfrage bis zur Zahlung durchläuft. Prüfen Sie deshalb mit eigenen Aufgaben, echten Rollen und einem begrenzten Musterfall.
Welches Problem soll zuerst gelöst werden?
Schreiben Sie die drei häufigsten Reibungspunkte auf. Vielleicht werden Angebote mehrfach abgetippt, Materialbelege fehlen am Monatsende oder die Einsatzplanung hängt an einer einzigen Person. Beschreiben Sie jeweils den konkreten Ablauf und den Zeitverlust.
„Wir wollen digitaler werden“ ist als Auswahlkriterium zu ungenau. „Eine erfasste Baustellenzeit soll im richtigen Projekt und im Büro sichtbar sein“ lässt sich dagegen unmittelbar testen. Gewichten Sie solche Aufgaben stärker als Funktionen, die Sie voraussichtlich selten benötigen.
Wie bauen Sie einen brauchbaren Testauftrag?
Verwenden Sie einen kleinen, abgeschlossenen Auftrag ohne vertrauliche Kundendaten. Für das fiktive Projekt „Wohnung Lindenstraße“ gehören ein Kunde, ein Raumaufmaß, drei Angebotspositionen, ein Einsatz, zwei Zeiteinträge, ein Materialbeleg und eine Rechnung dazu.
Führen Sie den Ablauf in der richtigen Reihenfolge durch. Wenn die Angebotsmenge geändert wird, prüfen Sie die Wirkung auf Kalkulation und Dokument. Wenn ein Mitarbeiter nur einen Auftrag sehen soll, testen Sie die Anmeldung genau mit dieser Rolle.
| Prüfschritt | Gute Beobachtung |
|---|---|
| Angebot erstellen | Mengen und Preise bleiben nachvollziehbar. |
| Einsatz zuweisen | Die richtige Person sieht den Auftrag. |
| Zeit erfassen | Projekt und Tätigkeit sind eindeutig. |
| Beleg zuordnen | Original und erfasste Angaben bleiben verbunden. |
| Rechnung erstellen | Leistungen werden nicht doppelt übernommen. |
| Daten übergeben | Die benötigten Dateien sind exportierbar. |
Welche Fragen sollte das Team beantworten?
Lassen Sie Büro und Baustelle getrennt ausprobieren. Das Büro prüft Dokumente, Planung und finanzielle Übersicht. Mitarbeiter vor Ort prüfen, ob die relevanten Aufgaben mit wenigen klaren Schritten erreichbar sind.
Notieren Sie dabei konkrete Hindernisse. „Unübersichtlich“ wird verwertbar, wenn dahinter „Ich finde die Arbeitsanweisung für meinen Einsatz nicht“ steht. Beobachten Sie außerdem, welche Unterstützung notwendig war. Eine einmalige Einführung ist normal; täglich dieselbe Rückfrage ist ein anderes Signal.
Wie vergleichen Sie Kosten fair?
Berechnen Sie den vollständigen monatlichen Bedarf: Personen, Lizenzarten, gegebenenfalls Zusatzfunktionen und benötigter Speicher. Prüfen Sie, welche Rollen den Browser und welche die Mobile-App verwenden dürfen. Ein niedriger Einstiegspreis sagt nichts über die passende Ausstattung Ihres gesamten Teams aus.
Bei CraftOS unterscheiden sich Admin-, Büro- und App-Lizenzen. Admin und Büro umfassen auch den App-Zugang; reine App-Lizenzen sind für die Mobile-App vorgesehen. Aktuelle Beträge und Bedingungen stehen auf der Preisseite. Verwenden Sie für Ihren Vergleich denselben Personalumfang und denselben Zeitraum.
Welche Daten- und Wechselthemen gehören in den Test?
Prüfen Sie vor der Entscheidung, wie Kunden, Artikel und bestehende Unterlagen übernommen werden können. Nicht jede historische Datei muss in einen neuen aktiven Arbeitsablauf verwandelt werden. Ein lesbares Archiv kann für abgeschlossene Vorgänge geeigneter sein.
Testen Sie auch die Gegenrichtung: Können Sie wichtige Dokumente und Auswertungen in einem brauchbaren Format herausbekommen? Ein erfolgreicher Export einer einzigen leeren Beispieldatei reicht nicht. Verwenden Sie Daten, die den Alltag abbilden.
Wie treffen Sie die Entscheidung?
Bewerten Sie die wichtigsten Aufgaben mit „funktioniert“, „funktioniert mit vertretbarem Aufwand“ oder „blockiert“. Ergänzen Sie den beobachteten Grund. Ein wesentliches Hindernis sollte nicht durch viele belanglose Häkchen ausgeglichen werden.
Legen Sie anschließend einen realistischen Einführungsumfang fest. Beginnen Sie mit einem durchgängigen Auftrag und erweitern Sie erst danach. Die Projektverwaltung, Angebote und Zeiterfassung bilden einen sinnvollen gemeinsamen Testablauf; der Ratgeber zum Softwarewechsel hilft bei der Einführung.
Wie halten Sie das Testergebnis vergleichbar fest?
Notieren Sie pro Aufgabe die benötigten Schritte, aufgetretene Rückfragen und das überprüfbare Ergebnis. Messen Sie die Bearbeitungszeit erst nach einer kurzen Einarbeitung, damit ein ungewohnter erster Klick nicht den gesamten Vergleich verzerrt.
Verwenden Sie für jeden Kandidaten denselben Musterauftrag. Ein einfaches Beispiel in einer Software und ein komplexer Sonderfall in einer anderen liefern kein faires Bild. Lassen Sie die Person testen, die die Aufgabe später tatsächlich erledigt. Am Ende zählt, ob die wichtigen Übergaben funktionieren und ob der Betrieb den Ablauf ohne dauernde Sonderregeln versteht.