Büro und Baustelle arbeiten am selben Auftrag, benötigen aber unterschiedliche Ansichten. Im Büro stehen Planung, Preise und Dokumentprüfung im Vordergrund. Vor Ort zählen der aktuelle Einsatz, verständliche Arbeitsanweisungen und eine schnelle Rückmeldung. Gute Zusammenarbeit entsteht, wenn beide Seiten denselben Projektbezug verwenden.
Welche Aufgaben gehören typischerweise ins Büro?
Das Büro legt Kunden und Projekte an, kalkuliert Angebote und plant Einsätze. Es prüft eingehende Belege, bereitet Rechnungen vor und kontrolliert finanzielle Auswertungen. Ein großer Bildschirm ist dafür hilfreich, weil mehrere Positionen, Zeiträume und Zusammenhänge gleichzeitig sichtbar sein sollen.
Die Web-App bietet diesen breiten Überblick. Eine mobile Darstellung muss dagegen nicht sämtliche Tabellen gleichzeitig zeigen, um nützlich zu sein. Sie soll die Aufgabe vor Ort eindeutig machen.
Was braucht das Team auf der Baustelle?
Mitarbeiter benötigen den richtigen Projektort, den vereinbarten Arbeitsumfang und die passenden Unterlagen. Sie erfassen Arbeitszeit, dokumentieren Leistungen und melden Hindernisse. Die Teamleitung kann je nach Freigabe zusätzliche Verantwortung für Mitarbeiterzeiten und Abstimmung übernehmen.
| Aufgabe | Büro | Baustelle |
|---|---|---|
| Angebot kalkulieren | Erstellt und prüft Preise. | Liefert Maße und Zustandshinweise. |
| Einsatz planen | Ordnet Personal und Zeitraum zu. | Prüft den eigenen Auftrag. |
| Ausführung dokumentieren | Nutzt Berichte zur Prüfung. | Erfasst Leistung und Besonderheiten. |
| Rechnung vorbereiten | Prüft Umfang und Betrag. | Liefert vollständige Nachweise. |
| Abweichung klären | Entscheidet über weiteres Vorgehen. | Meldet den konkreten Sachverhalt. |
Die Rollenverteilung verhindert, dass eine Person Informationen erfasst, die sie nicht zuverlässig beurteilen kann.
Wie sieht eine gute Übergabe aus?
Im Musterprojekt „Wohnung Lindenstraße“ plant das Büro zwei Mitarbeiter für die Wandbeschichtung ein. Die Arbeitsanweisung nennt Räume, Material und den Zustand, der vor Beginn geprüft werden soll. Das Team sieht den zugewiesenen Einsatz und dokumentiert, dass eine Wand zusätzliche Vorarbeiten benötigt.
Die Rückmeldung enthält Ort, Beobachtung und Auswirkung. „Wohnzimmer Nordwand: Altbeschichtung löst sich; Zusatzvorbereitung vor dem Anstrich erforderlich“ ist hilfreicher als „Problem auf Baustelle“. Das Büro kann daraufhin mit dem Kunden abstimmen und den weiteren Ablauf festlegen.
Welche Rechte sollten die Personen erhalten?
In CraftOS stehen Admin-, Büro- und App-Lizenzen mit dazugehörigen Rollen und Freigaben zur Verfügung. Admin und Büro können die Web-App und Mobile-App verwenden. Eine reine App-Lizenz ist auf die Mobile-App ausgerichtet und erhält Zugriff auf zugewiesene Arbeitsbereiche.
Finanzdaten und die Sichtbarkeit sämtlicher Projekte sind eigene Entscheidungen. Eine Person muss nicht alle Preise sehen, nur weil sie eine Arbeitszeit erfassen soll. Umgekehrt benötigt die kaufmännische Leitung ausreichenden Zugriff, um Belege und Projektkosten prüfen zu können.
Die Hilfe zu Rollen und Zugriffsrechten erklärt die aktuellen Einstellungen. Testen Sie Änderungen anschließend mit der betroffenen Rolle.
Wie gehen Sie mit fehlender Verbindung um?
Vor dem Einsatz sollten die benötigten Ansichten einmal mit Internetverbindung geöffnet werden. Offline-Verfügbarkeit hängt von der Funktion und den bereits geladenen Daten ab. Eine lokale Speicherung bedeutet noch nicht, dass die Rückmeldung im Büro angekommen ist.
Kontrollieren Sie nach Wiederherstellung der Verbindung den Synchronisierungsstatus. Für Uploads, Anmeldung oder einzelne geschäftliche Aktionen kann weiterhin eine Verbindung notwendig sein. Der Ratgeber zur Offline-Nutzung beschreibt die Grenzen ohne ein pauschales Vollständigkeitsversprechen.
Wie bleibt die Zusammenarbeit im Alltag übersichtlich?
Vereinbaren Sie wenige verbindliche Gewohnheiten: Zeiten dem richtigen Projekt zuordnen, Abweichungen mit Kontext melden und Berichte zeitnah prüfen. Ein Projektchat ergänzt diese Informationen, ersetzt aber keine strukturierte Rechnung oder einen unterschriftsbezogenen Nachweis.
Nutzen Sie Arbeitsanweisungen, Plantafel und Teamverwaltung als zusammenhängenden Ablauf. So erhält jede Person die Informationen, die sie für ihre Aufgabe benötigt, und das Büro kann Rückmeldungen tatsächlich weiterverwenden.
Welche Übergabe sollte am Tagesende erfolgen?
Vereinbaren Sie eine kurze Abschlussroutine für den Einsatz: Timer beendet, Projekt richtig zugeordnet, relevante Abweichung dokumentiert und ausstehende Übertragungen geprüft. Das Büro kontrolliert anschließend, welche Rückmeldungen eine Entscheidung erfordern.
Diese Routine ersetzt keine ausführliche Besprechung bei schwierigen Fällen, verhindert aber viele kleine Informationslücken. Halten Sie insbesondere fest, wenn eine Arbeit nicht begonnen werden konnte oder zusätzliches Material fehlt. Am nächsten Morgen kann die Planung dadurch auf dem tatsächlichen Stand aufbauen. Die Verantwortung bleibt klar: Das Team beschreibt die Ausführung, das Büro klärt die daraus folgenden kaufmännischen und organisatorischen Schritte.