Software auswählen
Web-App und Baustellen-App: Aufgaben zwischen Büro und Team sinnvoll verteilen
Im Büro planen, kalkulieren und prüfen Sie in der Web-App, auf der Baustelle erfasst das Team Zeiten, Fotos und Rückmeldungen in der Mobile-App. Beide Seiten arbeiten am selben Projekt, und Rollen legen fest, wer welche Daten sieht.
- Web-App
- Mobile-App
Inhalt dieses Artikels
- Welche Aufgaben gehören typischerweise ins Büro?
- Was braucht das Team auf der Baustelle?
- Wie sieht eine gute Übergabe aus?
- Welche Rechte sollten die Personen erhalten?
- Wie arbeitet die Mobile-App ohne Netz?
- Wie bleibt die Zusammenarbeit im Alltag übersichtlich?
- In welchen Sprachen arbeitet das Team?
- Welche Übergabe sollte am Tagesende erfolgen?
Welche Aufgaben gehören typischerweise ins Büro?
Ins Büro gehören Kunden und Projekte anlegen, Angebote kalkulieren, Einsätze planen, Belege prüfen, Rechnungen vorbereiten und Auswertungen kontrollieren. Dafür hilft ein großer Bildschirm, auf dem Positionen, Zeiträume und Zusammenhänge gleichzeitig sichtbar sind.
Die Web-App bietet diesen breiten Überblick. Die Mobile-App konzentriert sich dagegen auf die Aufgabe vor Ort und macht sie eindeutig.
Was braucht das Team auf der Baustelle?
Das Team braucht den richtigen Projektort, den vereinbarten Arbeitsumfang und die passenden Unterlagen. Vor Ort erfasst es Arbeitszeit, dokumentiert Leistungen und meldet Hindernisse; die Mobil-Teamleitung erfasst und korrigiert zusätzlich Zeiten im Projekt.
| Aufgabe | Büro | Baustelle |
|---|---|---|
| Angebot kalkulieren | Erstellt und prüft Preise. | Liefert Maße und Zustandshinweise. |
| Einsatz planen | Ordnet Personal und Zeitraum zu. | Prüft den eigenen Auftrag. |
| Ausführung dokumentieren | Nutzt Berichte zur Prüfung. | Erfasst Leistung und Besonderheiten. |
| Rechnung vorbereiten | Prüft Umfang und Betrag. | Liefert vollständige Nachweise. |
| Abweichung klären | Entscheidet über weiteres Vorgehen. | Meldet den konkreten Sachverhalt. |
Die klare Aufteilung sorgt dafür, dass jede Person das erfasst, was sie zuverlässig beurteilen kann.
Wie sieht eine gute Übergabe aus?
Eine gute Übergabe nennt Ort, Beobachtung und Auswirkung. Im Musterprojekt Wohnung Lindenstraße plant das Büro zwei Mitarbeiter für die Wandbeschichtung ein; die Arbeitsanweisung nennt Räume, Material und den Zustand, der vor Beginn zu prüfen ist.
Das Team sieht den zugewiesenen Einsatz und meldet, dass sich an der Nordwand im Wohnzimmer die Altbeschichtung löst und vor dem Anstrich zusätzliche Vorarbeit nötig ist. Diese Rückmeldung hilft mehr als ein allgemeiner Hinweis auf ein Problem.
Das Büro stimmt sich daraufhin mit dem Kunden ab und legt den weiteren Ablauf fest.
Welche Rechte sollten die Personen erhalten?
Jede Person erhält eine von fünf Rollen: Admin, Büro-Leitung, Büro-Projektleitung, Mobil-Teamleitung oder Mobil-Teammitglied. Die ersten drei arbeiten mit einer Voll-Lizenz in Web-App und Mobile-App, die beiden Mobil-Rollen mit einer App-Lizenz in der Mobile-App.
| Rolle | Lizenz | Arbeitsbereich |
|---|---|---|
| Admin | Voll-Lizenz | Verwaltet den Betrieb. |
| Büro-Leitung | Voll-Lizenz | Büro, alle Projekte und Finanzen. |
| Büro-Projektleitung | Voll-Lizenz | Zugewiesene und selbst angelegte Projekte. |
| Mobil-Teamleitung | App-Lizenz | Eigene und fremde Projektzeiten. |
| Mobil-Teammitglied | App-Lizenz | Eigene Zeiten in zugewiesenen Projekten. |
Finanzdaten und die Sicht auf alle Projekte vergeben Sie gezielt. Wer nur Zeiten erfasst, braucht keine Preise; die kaufmännische Leitung braucht dagegen genug Zugriff, um Belege und Projektkosten zu prüfen.
Die Hilfe zu Rollen und Zugriffsrechten erklärt die Einstellungen. Testen Sie Änderungen anschließend mit der betroffenen Rolle.
Wie arbeitet die Mobile-App ohne Netz?
Zeiten und Berichte werden ohne Netz auf dem Gerät vorgemerkt und später übertragen; Fotos laden Sie mit Internetverbindung hoch. Öffnen Sie die benötigten Ansichten am Tag des Einsatzes einmal mit Verbindung; die App hält sie bis zu 24 Stunden offline bereit.
Kontrollieren Sie nach der Rückkehr ins Netz den Synchronisierungsstatus. Erst dann ist die Rückmeldung im Büro angekommen. Was offline bereitsteht, beschreibt der Ratgeber zur Offline-Nutzung.
Wie bleibt die Zusammenarbeit im Alltag übersichtlich?
Vereinbaren Sie wenige feste Gewohnheiten: Zeiten dem richtigen Projekt zuordnen, Abweichungen mit Kontext melden und Berichte zeitnah prüfen. Für Rückfragen nutzt das Team den Projekt-Chat und Direktnachrichten.
In der Mobile-App öffnen Mitarbeitende im Projekt die Kachel „Chat“ („Projekt-Nachrichten“) und schreiben dort mit allen, die dem Projekt zugeordnet sind, auch mit Foto. Direktnachrichten an einen Kollegen starten sie unter „Nachrichten“ mit „Neue Nachricht“; die Anleitung Projekt-Chat und Nachrichten zeigt die Schritte.
Was abgerechnet oder unterschrieben werden muss, gehört in Rechnung, Bericht oder Protokoll; der Chat hält die Abstimmung dazu fest. Arbeitsanweisungen, Plantafel und Teamverwaltung bilden zusammen den Ablauf.
In welchen Sprachen arbeitet das Team?
Die Mobile-App gibt es in 21 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Polnisch, Rumänisch, Türkisch und Ukrainisch. Jede Person wählt ihre Sprache in der App unter „Einstellungen“ bei „Sprache / Language“; das Büro kann beim Anlegen eine Vorgabe setzen.
Die Web-App und die Dokumente für Ihre Kunden erstellt das Büro auf Deutsch. Wie Mitarbeitende die Sprache umstellen, zeigt die Anleitung App-Sprache einstellen.
Welche Übergabe sollte am Tagesende erfolgen?
Am Tagesende beendet das Team den Timer, prüft die Projektzuordnung, dokumentiert relevante Abweichungen und kontrolliert ausstehende Übertragungen. Das Büro sieht anschließend, welche Rückmeldungen eine Entscheidung brauchen.
Halten Sie besonders fest, wenn eine Arbeit nicht beginnen konnte oder Material fehlte. So plant das Büro am nächsten Morgen auf dem tatsächlichen Stand.
Schwierige Fälle besprechen Sie weiterhin persönlich. Die Verantwortung bleibt klar: Das Team beschreibt die Ausführung, das Büro klärt die kaufmännischen und organisatorischen Folgen.