Digitale Bautagesberichte: Leistungen und Abweichungen so dokumentieren, dass sie helfen

Welche Angaben gehören in einen hilfreichen Bericht?

In einen hilfreichen Bericht gehören Projekt, Datum, ausgeführte Tätigkeiten mit Mengen, beteiligte Personen, Material und besondere Bedingungen. Eine kurze, verständliche Beschreibung ist dabei wertvoller als viele Stichwörter.

Trennen Sie Beobachtung und Bewertung. ‚Untergrund an der Nordwand löst sich beim Anschleifen‘ beschreibt eine Beobachtung. ‚Kunde hat schlechte Vorarbeit geliefert‘ ist eine Wertung, die den Sachverhalt nicht präziser macht. Ein allgemeiner Satz wie ‚Arbeiten durchgeführt‘ hilft später niemandem.

Wie sieht ein eigener Musterbericht aus?

Ein Musterbericht für das Projekt Lindenstraße nennt Bereich, Leistung, Menge, Abweichung und nächsten Schritt in je einer Zeile. Der Kern könnte so aussehen:

Der Bericht hält die Zusatzleistung fest und schafft die Grundlage für die Entscheidung, ob sie beauftragt und abgerechnet wird.

Welche Berichtsarten gibt es in CraftOS?

CraftOS kennt vier Berichtsarten, deren Namen sich zwischen Web-App und Mobile-App teils unterscheiden. Wählen Sie die Art nach dem Zweck: täglicher Fortschritt, Zusatzarbeiten mit Stunden, rechtliche Bedenken oder eine eigene Vorlage.

Eigene Vorlagen legen Sie in der Web-App unter „Einstellungen → Berichtsvorlagen“ an. Wie Sie einen Regiebericht schreiben und abrechnen, zeigt die Anleitung Regiebericht; den Ablauf einer Bedenkenanzeige erklärt die Anleitung Bedenkenanzeige.

Welche Fotos sind sinnvoll?

Sinnvoll sind Fotos, auf denen Ort und Zusammenhang erkennbar bleiben: eine Übersicht und eine gezielte Detailaufnahme. Beschreiben Sie kurz, was das Bild zeigt.

Fotografieren Sie Personen und private Gegenstände nur, wenn sie für die Dokumentation wichtig sind. Prüfen Sie nach dem Hochladen, ob die Datei im Projekt angekommen ist; Fotos laden Sie mit Internetverbindung hoch.

Wie verbinden Sie Bericht und Arbeitszeit?

Der Bericht beschreibt die Ausführung, die Zeiterfassung den zeitlichen Aufwand; beide ergänzen sich. Achten Sie darauf, dass dieselben abrechenbaren Stunden nur einmal in eine Rechnung gelangen.

Enthält ein Bericht Arbeitszeit und übernehmen Sie zusätzlich offene Projektstunden, prüfen Sie die Auswahl genau. Die Tätigkeit kann bereits in einer Angebotsposition oder einer früheren Rechnung enthalten sein.

Wie erstellen Sie den Bericht in CraftOS?

In der Mobile-App öffnen Sie das Projekt, tippen auf die Kachel „Tagesbericht“ und legen mit „Neuen Bericht erstellen“ einen Bericht an. Die Web-App zeigt alle Berichte im Projekt im Reiter „Baudokumentation“.

1. Öffnen Sie in der Mobile-App das Projekt.
2. Tippen Sie auf die Kachel „Tagesbericht“.
3. Tippen Sie auf „Neuen Bericht erstellen“.
4. Wählen Sie Berichtsart und Datum.
5. Füllen Sie die Felder aus und fügen Sie Fotos hinzu.
6. Lassen Sie den Bericht bei Bedarf unterschreiben.

Die Hilfe zum Bautagesbericht führt durch den Ablauf. Sollen Leistungen abgerechnet werden, erklärt Berichte abrechnen die Auswahl und die Kontrolle des Rechnungsentwurfs.

Wie wird der Ort einer Unterschrift dokumentiert?

Unterschreiben Beteiligte einen Bericht in der Mobile-App, speichert CraftOS zur Unterschrift den Ort mit Genauigkeit und Zeitpunkt. Dafür geben Sie auf dem Gerät den Standort frei.

Die Angaben stehen an der jeweiligen Unterschrift, nach der Synchronisierung auch im Büro, und bei mehreren Unterzeichnenden je Person getrennt. Erfasst wird der Ort dieser einen Aktion, kein Bewegungsverlauf.

Dasselbe gilt für Abnahmeprotokolle in der Mobile-App; die Abnahme-Anleitung erklärt den Ablauf.

Was unterscheidet Bericht, Mangel und Abnahme?

Der Bericht hält Arbeit und Ereignisse eines Tages fest, ein Mangel verfolgt einen konkreten Sachverhalt bis zur Erledigung, und eine Abnahme dokumentiert die Übergabe einer Leistung. Nutzen Sie für jede Aufgabe den passenden Bereich.

Abnahmen gibt es als Teilabnahme für einzelne Arbeitsabschnitte und als Abnahme des ganzen Auftrags; diese heißt in der Mobile-App „Endabnahme“ und in der Web-App „Schlussabnahme“. Ein Foto im Tagesbericht verweist auf einen Mangel, die Bearbeitung läuft im Mangel selbst.

Wann sollte der Bericht geprüft werden?

Prüfen Sie den Bericht am besten zeitnah nach dem Einsatz. Das Büro kontrolliert Vollständigkeit, offene Rückfragen und Auswirkungen auf Planung oder Abrechnung, solange sich alle an den Tag erinnern.

Lesen Sie den Bericht zuerst ohne Fotos: Sind Ort, Tätigkeit und Besonderheiten verständlich? Prüfen Sie danach, ob die Bilder die Angaben ergänzen und zum Tag gehören. Klären Sie fehlende Mengen oder unklare Kürzel, bevor der Bericht Grundlage einer Rechnung wird.

Achten Sie dabei auf den Status: „Entwurf“, „Unterschrieben“ und „Abgeschlossen“ sind unterschiedliche Stände.

So unterstützt CraftOS

Die Baudokumentation sammelt Berichte, Mängel und Abnahmen im Projekt, die Arbeitsanweisungen erklären dem Team den Auftrag, und aus Regieberichten entstehen über die Rechnungen abrechenbare Positionen.

So entsteht ein Kreislauf: Auftrag erklären, Ausführung dokumentieren, Abweichungen prüfen und den nächsten Schritt festlegen.