Aus geeigneten Bautagesberichten können Sie einen Rechnungsentwurf vorbereiten; prüfen Sie dabei sorgfältig, welche Leistungen tatsächlich zusätzlich oder erstmals abzurechnen sind.
Sie benötigen Zugriff auf das Projekt, seine Berichte und die Rechnungsverwaltung in der Web-App.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie „Projekte“ und das betreffende Projekt.
- Wechseln Sie zu „Baudokumentation → Berichte“.
- Wählen Sie abgeschlossene Berichte mit übernehmbaren Positionen und öffnen Sie „Rechnung aus Bericht erstellen“ beziehungsweise den Sammelrechnungsablauf.
- Prüfen Sie im Dialog die vorgeschlagenen Material- und Leistungszeilen.
- Kontrollieren Sie Arbeitszeit, Lohngruppe und gegebenenfalls die Auswahl offener Projektstunden.
- Entfernen oder korrigieren Sie unzutreffende Übernahmen.
- Wählen Sie „Rechnungsentwurf erstellen“ beziehungsweise bei entsprechender Auswahl „Sammelrechnung erstellen“.
- Prüfen Sie den entstandenen Entwurf im Dokumenteditor.
Der Entwurf ist eine Vorbereitung und noch keine endgültig ausgegebene Rechnung.
Worauf müssen Sie besonders achten?
Ein Bericht kann Arbeitszeit erwähnen, während dieselbe Zeit bereits als Projekteinsatz erfasst wurde. Wählen Sie nicht zusätzlich alle offenen Projektstunden, wenn dadurch dieselbe Arbeit doppelt berechnet wird.
Prüfen Sie außerdem, ob eine Leistung bereits im Angebotspreis oder einer früheren Rechnung enthalten ist. Dokumentierte Arbeit ist nicht automatisch eine zusätzlich beauftragte Nachtragsleistung.
Ergebnis und Fehlerhilfe
Der Entwurf enthält die ausgewählten abrechenbaren Zeilen mit Projektbezug. Kontrollieren Sie Mengen, Preise, Steuerbehandlung und Leistungsbeschreibung vor der Fertigstellung.
Ist die Erstellung nicht möglich, prüfen Sie Berichtsstatus, verwertbare Positionen, Kunde und Projektvoraussetzungen; ein Bericht im Entwurfsstatus ist nicht für diese Übernahme freigegeben. Bei fehlenden Lohnwerten kontrollieren Sie die passende Lohngruppe, statt einen beliebigen Verkaufspreis einzusetzen.
Vergleichen Sie nach einer Fehlermeldung zuerst die Dokumentliste, bevor Sie einen zweiten Entwurf erzeugen.
Die Berichtsanleitung verbessert die Ausgangsdaten; Rechnung fertigstellen beschreibt den geprüften Abschluss.