Urlaubsplanung und Abwesenheiten in der Einsatzplanung berücksichtigen

Welche Zustände sollten alle Beteiligten verstehen?

Alle Beteiligten sollten beantragt, genehmigt, abgelehnt und zurückgezogen unterscheiden können. Ein Antrag gilt erst als genehmigt, wenn die zuständige Person entschieden hat, nicht schon, weil er im Kalender sichtbar ist.

Sagen Sie Mitarbeitern, wo sie den aktuellen Status finden. Eine mündliche Zusage halten Sie sofort im Antrag fest, damit Status und Erwartung übereinstimmen.

Welche Informationen braucht ein Antrag?

Ein Antrag braucht den gewünschten Zeitraum und die Angabe, ob es um ganze oder anteilige Tage geht. Wie viele Urlaubstage daraus werden, hängt vom Arbeitszeitmodell und den Feiertagen ab.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 Bundesurlaubsgesetz jährlich 24 Werktage; als Werktage gelten alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen. Ihr betrieblicher oder vertraglicher Anspruch kann darüber liegen und steht im Urlaubskonto.

Eine kurze organisatorische Notiz kann bei der Planung helfen. Persönliche Gründe bleiben privat; für die Einsatzplanung zählt die bestätigte Abwesenheit.

Wie wirkt sich eine Abwesenheit auf die Kapazität aus?

Eine Abwesenheit verringert die verfügbare Kapazität im betroffenen Zeitraum und kann eingeplante Einsätze betreffen. Im Musterbetrieb sind drei Personen für einen Abschnitt eingeplant, eine beantragt Urlaub für zwei der vorgesehenen Tage.

Passen Sie nach der Genehmigung die betroffenen Einsätze an und prüfen Sie Besetzung und Arbeitsanweisungen.

Wie organisieren Sie Vertretungen?

Organisieren Sie Vertretungen, indem Sie alle Aufgaben benennen, die während der Abwesenheit anfallen: Baustellentermine, Freigaben, Kundenrückfragen und Materialbestellungen. Die Vertretung braucht dafür Informationen und passende Rechte.

Prüfen Sie bei der Übergabe den nächsten Schritt jedes wichtigen Projekts. Eine konkrete Liste mit Termin, Ansprechpartner und offenem Punkt hilft mehr als ein allgemeines ‚Bitte übernehmen‘.

Wie beantragen Mitarbeiter Urlaub in der Mobile-App?

In der Mobile-App beantragen Mitarbeiter Urlaub im Bereich „Zeiten“ im Tab „Urlaub“ mit „Neuer Antrag“. Den Status ihrer Anträge sehen sie dort unter „Meine Anträge“.

1. Öffnen Sie in der Mobile-App „Zeiten“.
2. Tippen Sie auf den Tab „Urlaub“.
3. Tippen Sie auf „Neuer Antrag“.
4. Wählen Sie den Zeitraum und ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung.
5. Tippen Sie auf „Antrag einreichen“.

Einen offenen Antrag bearbeiten Mitarbeiter dort ebenfalls oder ziehen ihn mit „Antrag zurückziehen“ zurück.

Wie entscheidet das Büro über Urlaubsanträge?

Über Urlaubsanträge entscheiden Admin, Büro-Leitung und Büro-Projektleitung. In der Web-App öffnen sie die Anträge auf der Plantafel über „Verwalten“ und „Urlaubsanträge“ und wählen „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

Weitere Abwesenheiten wie Krankheit oder Schulung tragen Sie dort mit „Abwesenheit erfassen“ ein. Arbeitszeitmodelle, Feiertage und Urlaubsansprüche pflegen Sie unter „Einstellungen“ in den Bereichen „Arbeitszeiten“, „Feiertage“ und „Urlaubskonto“. Die Anleitung zum Beantragen und Bearbeiten erläutert den Ablauf.

Welche häufigen Fehler sollten Sie verhindern?

Die häufigsten Fehler sind doppelte Pflege und falsche Arbeitszeitmodelle. Wird Urlaub direkt im Kalender eingetragen, während der Antrag offen bleibt, widersprechen sich zwei Stände; passt das Arbeitszeitmodell nicht zum Beschäftigungsumfang, stimmen die berechneten Tage nicht.

Prüfen Sie außerdem Überschneidungen mit bereits bestätigten Abwesenheiten und Engpässe bei bestimmten Qualifikationen. Für eine besondere Aufgabe braucht die Vertretung dieselbe Qualifikation.

Wie bleibt die Planung verlässlich?

Die Planung bleibt verlässlich, wenn feststeht, wer Anträge prüft und bis wann eine Rückmeldung erfolgt. Kontrollieren Sie nach jeder relevanten Änderung die betroffenen Einsätze.

Soll sich ein genehmigter Zeitraum ändern, klären Sie zuerst den neuen Wunsch und die betroffenen Einsätze. Behandeln Sie die Änderung als eigenen Vorgang, damit nur noch eine Zusage gilt, und informieren Sie Person und Vertretung über den bestätigten Stand.

So unterstützt CraftOS

Die Teamverwaltung hält Mitarbeiter, Rollen und Urlaubskonten zusammen, die Plantafel zeigt Abwesenheiten neben den Einsätzen. Der Ratgeber zur Baustellenplanung zeigt, wie daraus eine realistische Kapazitätsplanung entsteht.