Nachkalkulation im Handwerk: Abweichungen erkennen und nächste Angebote verbessern

Welche Ausgangsdaten benötigen Sie?

Sie benötigen die Angebotskalkulation mit ihren Annahmen und die tatsächlich erfassten Werte: Zeiten, zugeordnete Kosten und den vereinbarten Umsatz. Zur Kalkulation gehören Mengen, geplanter Zeitbedarf, interner Kostensatz und Materialansätze.

Vergleichen Sie gleiche Grundlagen. Ein Nettoumsatz gehört neben Nettomaterialkosten, nicht neben Bruttobeträge. Ein später geänderter Kostensatz bleibt kenntlich, damit alte Aufträge fair bewertet werden.

Wie sieht eine einfache Soll-Ist-Rechnung aus?

Eine Soll-Ist-Rechnung stellt geplante und tatsächliche Kosten je Bestandteil nebeneinander. Im Musterprojekt Lindenstraße wurden zwölf Stunden geplant und 15 benötigt; der interne Kostensatz beträgt 60 €, der Nettoverkaufspreis 1.500 €.

Die Abweichung von 210 € besteht aus 180 € zusätzlichen Arbeitskosten und 30 € höherem Materialaufwand. Jetzt lässt sich gezielt nach der Ursache fragen.

Wie finden Sie den Grund statt nur die Differenz?

Den Grund finden Sie über die Tätigkeitsbeschreibungen der Zeiteinträge und die Berichte. Wurde mehr Fläche bearbeitet, war der Untergrund schwieriger oder mussten Mitarbeiter auf Material warten?

Mehr Fläche kann einen nicht erfassten Nachtrag anzeigen, schwieriger Untergrund eine fehlende Annahme im Angebot und Wartezeit ein Planungsproblem. Jede Ursache führt zu einer anderen Verbesserung; ein pauschal erhöhter Zeitansatz würde diese Unterschiede verdecken.

Wie vermeiden Sie doppelte Materialkosten?

Legen Sie fest, welche Quelle für den Materialverbrauch maßgeblich ist: der zugeordnete Lieferantenbeleg oder die Lagerentnahme. Beide können denselben Materialfluss beschreiben und dürfen nicht doppelt in die Kosten eingehen.

Allgemeiner Lagereinkauf, projektspezifischer Direkteinkauf und Rückgabe brauchen jeweils eine nachvollziehbare Behandlung. Der Ratgeber Materialverbrauch zuordnen erklärt die Abgrenzung.

Wann sollten Sie nachkalkulieren?

Nachkalkulieren sollten Sie nach jedem Auftrag und bei längeren Projekten zusätzlich nach abgeschlossenen Arbeitsabschnitten. Ein Zwischenvergleich zeigt früh, ob die verbleibende Planung angepasst werden muss.

Kennzeichnen Sie vorläufige Ergebnisse. Ein Auftrag kann gut aussehen, weil Materialrechnungen noch fehlen, oder schlecht, weil der passende Nachtrag noch nicht berücksichtigt ist. Nennen Sie deshalb immer den Datenstand zur Zahl.

Wie nutzen Sie CraftOS dafür?

In CraftOS öffnen Personen mit Finanzfreigabe im Projekt den Reiter „Kalkulation“ und vergleichen dort Plan und Ist. Die Ansicht fasst Zeitkosten, Material und Eingangsrechnungen, Verbräuche und Einnahmen zusammen.

1. Öffnen Sie in der Web-App das Projekt und den Reiter „Kalkulation“.
2. Wählen Sie unter „Soll-Basis wählen“ das Angebot, die Auftragsbestätigung oder die Rechnung als Soll.
3. Prüfen Sie im Bereich „Plan und Ist vergleichen“ die Abweichungen je Bestandteil.
4. Öffnen Sie bei Auffälligkeiten „Material & Eingangsrechnungen“ und „Verbrauch je Artikel“.

Damit die Zahlen stimmen, erfassen Sie Zeiten mit Projektbezug, in der Mobile-App direkt auf der Baustelle, und ordnen Material sowie Belege dem Projekt zu. Vergleichen Sie die Summen mit den zugrunde liegenden Vorgängen, bevor Sie sie als Projektabschluss verwenden.

Welche Entscheidung folgt aus dem Ergebnis?

Aus dem Ergebnis folgt pro Auftrag eine konkrete Verbesserung: Vorbesichtigung erweitern, Mengen genauer prüfen, Material früher bereitstellen oder eine Leistungsvorlage aktualisieren. Prüfen Sie beim nächsten ähnlichen Auftrag, ob die Änderung geholfen hat.

So entsteht eine Lernschleife zwischen Kalkulation und Ausführung. Ziel ist der nächste Auftrag mit besseren Annahmen und klareren Abläufen, nicht die Suche nach Schuldigen.

Welche Abweichung gehört in eine Vorlage und welche in den Einzelfall?

In die Vorlage gehören Abweichungen, die sich bei ähnlichen Aufträgen wiederholen, etwa ein regelmäßig unterschätzter Vorbereitungsschritt. Ein einmaliger Kundenwunsch bleibt dagegen ein Einzelfall.

Vergleichen Sie deshalb mehrere ähnliche Aufträge und halten Sie die wesentlichen Bedingungen fest. Raumgröße, Untergrund und Zugänglichkeit helfen, die Fälle sinnvoll zu gruppieren. Prüfen Sie anschließend, ob eine geänderte Vorlage den nächsten Auftrag realistischer abbildet.

So unterstützt CraftOS

Die Nachkalkulation verbindet im Reiter „Kalkulation“ die Daten aus Zeiterfassung, Eingangsrechnungen und Lager mit den Einnahmen des Projekts. Den Zeitansatz für das nächste Angebot verfeinern Sie mit der Tiefenkalkulation.